Как Excel помогает управлять информацией и рабочим временем

Управление рабочим временем и управление информацией имеют много общего. Вообще говоря, умея эффективно управлять информацией, вы можете сэкономить немало времени. Сколько раз вы терялись в догадках, силясь вспомнить, в какую папку на жестком диске поместили важный файл или о чем говорилось в сообщении, которое вы вчера получили по электронной почте и тотчас же уничтожили? Конечно, в компьютере предусмотрены поисковые средства, с помощью которых можно найти затерявшийся файл, однако существуют и другие, более эффективные способы управления информацией.

Разработав эффективную систему хранения информации и твердо придерживаясь этой системы, вы значительно сократите число случаев, когда приходится пользоваться поисковыми средствами. Вообще следует заметить, что на сегодняшний день не существует «наилучшей» и «единственно правильной» системы хранения информации. Мы предложим несколько полезных советов, из которых выберите то, что подходит именно вам.

Если хотите, го можете модифицировать предложенные нами идеи таким образом, чтобы они отвечали вашему стилю работы. Нередко руководителю проектов приходится руководить одновременно несколькими проектами. В таком случае имеет смысл создать папки для каждого проекта. Допустим, один из ваших проектов называется «Перестройка Web», а другой — «Изучение возможности практической реализации сети розничной торговли». Создайте на своем жестком диске панки для обоих проектов. Затем в каждой папке создайте ряд вложенных папок, присвоив им имена, которые описывают тип содержащейся в них информации.

Например, отчеты о состоянии выполнения проекта, бюджет, список поставщиков, календарный план проекта, переписка с заинтересованной стороной и т.п. Если продолжительность выполнения вашего проекта охватывает несколько месяцев, тогда внутри вложенных папок можно создать еще одну совокупность вложенных папок, каждая из которых будет охватывать определенный период времени. Например, папка «Состояние выполнения проекта» может содержать вложенные папки, озаглавленные «Январь 2013», «Февраль 2013» и т.д.

Как станет ясно из дальнейшего материала, использование программ портала, таких как Windows SharePoint Services (WSS) и SharePoint Portal Server (SPS), позволяет расширять функции хранения документов. Например, пользуясь SPS (которая в настоящее время носит название Microsoft Office SharePoint Server — MOSS), вы можете добавлять метаданные («данные о данных») в соответствующий файл электронных таблиц, а также создавать разные представления данных для разных пользователей.

Кроме того, целесообразно придерживаться определенного соглашения о присвоении названий, что существенно облегчает поиск требуемой информации. Возвращаясь к нашему примеру отчетов о состоянии выполнения проекта, заметим, что в этом случае можно придерживаться, например, такого правила присвоения названий файлам: каждое название файла должно сопровождаться определенной датой. Скажем, если в папке хранятся еженедельные отчеты о состоянии выполнения проекта, то им можно присвоить названия наподобие 01-11-08 Отчет_о_состоянии. А при наличии ежемесячных отчетов о состоянии выполнения проекта подошли бы названия вроде Янв-08 Отчет_о_состоянии.

Если вы требуете, чтобы каждый исполнитель проекта составлял собственный отчет (что, вообще говоря, является неплохой идеей), то можете воспользоваться аналогичной системой присвоения названий файлам, храня их в папке «Отчеты исполнителей», которая в свою очередь вложена в папку «Состояние выполнения проекта». В этом случае в названии каждого файла (индивидуального отчета) могла бы присутствовать дата и фамилия соответствующего исполнителя.

Для отслеживания места и времени сохранения информации лучше воспользоваться электронными таблицами Excel. Это может быть особенно удобно в случае управления очень крупным проектом, который повлечет за собой создание огромных массивов документации, или при управлении сразу несколькими проектами. Или когда вам приходится иметь дело с совокупностью документов, часть из которых представлена в электронном виде, а часть — в виде «твердых копий», причем эти документы хранятся в двух разных местах.

В наши дни нередко приходится слышать термин информационные перегрузки. Успешно управлять информационными перегрузками, возникающими при выполнении проектов, можно, придерживаясь рекомендации, изложенных нами в двух последних разделах. Правильно организовав собственную работу и работу своей группы, вы сэкономите немало времени. Своевременная фиксация и документирование информации поможет избежать потерь и временных задержек в выполнении проекта, например когда кто-то из исполнителей уволится.

Одно из главных преимуществ сотовых телефонов — мобильность, что позволяет использовать бесплатные приложения для android для навигации, определения положения сотрудников на местности. В настоящее время на мобильном устройстве для определения местоположения используются несколько систем глобального позиционирования. Принцип работы всех систем глобального позиционирования заключается в определении местоположения путем измерения расстояний от мобильного устройства до спутников. Расстояние вычисляется по времени задержки приема сигнала от спутников до мобильного устройства.


Top