Какие клиенты электронной почты предпочтительней для офиса
Существуют два способа работы с электронной почтой — с помощью веб-интерфейса, в браузере, и с помощью программы — почтового клиента. Веб-интерфейс у каждой почтовой службы свой, хотя все подобные сайты довольно похожи друг на друга. Проблема выбора возникает, если вы предпочитаете работать с почтой через программу-клиент.
В Windows XP почтовый клиент есть среди стандартных приложений — это программа Outlook Express. В последующие версии Windows почтовую программу решили не включать. Вместо этого предлагается скачать сайта Microsoft и установить пакет Windows Live, одним из приложений которого является программа Почта Windows (Windows Mail). По своим функциям она очень похожа на Outlook Express.
Microsoft Outlook — один из компонентов пакета Microsoft Office. В разделе «Необходимый софт для офиса» мы уже рассмотрели эту программу в качестве планировщика и менеджера контактов. Несомненное достоинство Microsoft Outlook заключается в тесной интеграции с другими приложениями Microsoft Office и в том, что это единая деловая среда. Полученное письмо может стать основой задачи, а задачи и заметки легко отправить коллегам в сообщении электронной почты.
Среди популярных бесплатных почтовых клиентов назовем Mozilla Thunderbird, SeaMonkey, Foxmail. Первые две программы предназначены как для Windows, так и для Linux, а Foxmail — исключительно для Windows. В них реализованы все основные функции современного почтового клиента:
- работа с несколькими учетными записями (почтовыми ящиками);
- виртуальные папки, которые позволяют произвольно группировать письма;
- сортировка писем по датам, теме, отправителю и пр.;
- автоматическая сортировка входящей почты: в соответствии с заданными правилами, в зависимости от темы, отправителя, содержимого и т. д. письма разносятся по виртуальным папкам;
- шаблоны писем: заготовки, включающие в себя заголовки, подписи, элементы оформления.
Одной из наиболее совершенных в своем роде считается почтовая программа The Bat!. Эта разработка молдавской компании RITLabs присутствует на рынке с 1997 г. Программа доступна в двух редакциях: Home Edition и Professional Edition. От бесплатных почтовых клиентов The Bat! отличается очень развитыми функциями автоматизации. Они помогают при коллективной работе с почтой и большом объеме корреспонденции. Сортировщик писем позволяет создавать гибкие правила отбора с большим количеством условий и разносить входящую почту по реальным и виртуальным папкам. Виртуальные папки — группы ссылок на письма, находящиеся в реальных папках. Каждое сообщение может быть отсортировано и представлено в нескольких виртуальных папках одновременно.
Например, все письма от конкретного адресата программа будет помещать в определенную папку в группе Входящие — Известные адресаты. Для этого нужно создать соответствующее правило сортировки: «если отправитель такой-то, переместить письмо в такую-то папку». Помимо этого вы можете создать виртуальные папки, например Прайс-листы и Коммерческие предложения, и правила сортировки, помещающие в них ссылки на любые письма с указанной темой.
Шаблоны писем нужны, чтобы в новом сообщении, ответе или пересылаемом тексте автоматически подставлялись имена, даты, какие-либо заранее заготовленные фразы. При желании для любой папки настраиваются свои шаблоны. В них используются макросы The Bat!. Например, вместо выражения %FromFName в письме будет подставлено имя отправителя. Подробное описание языка макросов с примерами приведено в справке программы.
Как организовать коллективную работу с почтой?
В крупных компаниях организуют собственный почтовый сервер и регистрируют его в том же домене, что и корпоративный сайт. При этом заводят «общий» адрес наподобие info@company.ru, который указывают на визитных карточках, в рекламе и т. д. Каждому из сотрудников присваивают свой адрес электронной почты, чаще всего по фамилии или названию должности. На компьютерах устанавливаются почтовые клиенты, и каждый настроен на работу со своим почтовым ящиком.
Кто-то из работников назначается ответственным за переписку и получает почту, адресованную на «общий» ящик. По необходимости он пересылает письма конкретным исполнителям. Далее они уже продолжают переписку со своих ящиков. Если фирма пользуется бесплатным общедоступным почтовым сервером, уместна другая схема. Заведите общий почтовый ящик с адресом наподобие companyname@mail.ru. Почтовые клиенты на компьютерах настройте так, чтобы все они обращались по сети к одной папке с сообщениями. Для этого создайте папку на одном из компьютеров сети, например файловом сервере, и откройте к ней общий доступ. Как вариант — подключите эту папку к компьютерам как сетевой диск.
В таком случае все пользователи станут работать с общей базой сообщений электронной почты. Если любой из них получает почту, перемещает полученные письма из папки в папку, изменения увидят все. Произвольный путь к папке с письмами позволяют задавать практически все почтовые клиенты. Очень удобна в этом отношении программа The Bat! — она с самого начала была нацелена на работу нескольких пользователей на одном компьютере или в локальной сети.
Как при такой организации адресовать письма конкретным людям?
В почтовых протоколах для этого предусмотрена полезная возможность. Поля адреса и обратного адреса могут содержать имя почтового ящика, заключенное в угловые скобки (<>), и стоящее перед ними произвольное имя адресата. В этом имени допускаются символы кириллицы, пробелы. Например, если вы укажете в качестве получателя письма Владимир Сидоров