Нельзя быть настоящим лидером, не умея общаться с людьми. Это своего рода аксиома. Искусство общения (коммуникации) — неотъемлемое качество подлинного лидера. Только найдя подход к каждому подчиненному, лидер может управлять всем коллективом, т.е. быть уверенным, что такой коллектив выполнит любые поставленные перед ним задачи. Далее мы рассмотрим важнейшие навыки, необходимые для эффективных коммуникаций в сфере управления проектами.

Коммуникация, на ее базовом уровне, представляет собой обмен информацией. Обратите внимание на слово обмел в этом определении. Необходимым условием коммуникации является наличие отправителя сообщения, информационного канала, по которому передается это сообщение, и получателя. Известная ситуация, когда руководитель проекта что-то говорит, а его никто не слушает, не является, согласно нашему определению, коммуникацией (общением). И механику такой коммуникационной модели мы здесь рассматривать не будем, поскольку информация, отправленная в информационный канал, но не прочитанная или не подтвержденная получателем, не достигает своей цели. Когда, например, при получении сообщения по электронной почте вам наперед известно, что придется потратить уйму времени для уяснения его смысла, вряд ли вы будете торопиться это делать. Чтобы не оказаться в роли подобного отправителя сообщений и избежать «коммуникационных просчетов» в качестве руководителя проекта, возьмите на вооружение приведенные ниже советы.

• Старайтесь составлять предельно четкие и лаконичные документы, не отклоняясь от сути рассматриваемого вопроса.
• Общайтесь с получателями вашей информации на понятном для них языке. Многим руководителям нравится представлять свою информацию в виде нумерованных или маркированных списков. Их пример достоин подражания.
• Заранее репетируйте изложение важных тем или проведение совещаний. Если необходимо, попросите кого-либо сделать критический разбор вашей репетиции.
• Убедитесь в том, что вы дали определение терминов, незнакомых вашему получателю.
• Не давайте волю своим отрицательным эмоциям, однако в не меньшей степени остерегайтесь проявлению равнодушия.
• Излагайте лишь самую необходимую информацию в минимальном объеме — в противном случае получатель не сможет воспринимать ее.

На другой стороне информационного канала находится получатель информации. Основываясь на многолетнем опыте оказания помощи супружеским парам в разрешении их семейных проблем (а надо сказать, что авторы являются также дипломированными брачными консультантами), мы можем утверждать, что в большинстве случаев значительный процент составляют именно коммуникационные проблемы. И среди них самой серьезной является неспособность одной из сторон выслушать своего партнера.

Если попросить кого-либо из супругов повторить слова, сказанные его партнером, то обычно он говорит нечто противоположное. Это объясняется тем, что в действительности слушатель зачастую не слышит информации, которую пытаются довести до его сведения. Он интерпретирует эту информацию, налагая на нее собственную точку зрения. С таким же явлением мы сталкиваемся и при выполнении своих профессиональных обязанностей. Когда один из исполнителей проекта утверждает, что «слышал», о чем ему говорил коллега, то практически всегда оказывается, что налицо неправильная интерпретация или неверное понимание полученной информации. Если вы не хотите быть на месте тех, кто «слушая, не слышит», осваивайте технику активного слушания, придерживаясь следующих рекомендаций.

• Демонстрируйте искренний интерес к словам собеседника, кивая головой в знак согласия и поддерживая с ним зрительный контакт.
• Старайтесь не прерывать собеседника, пока он не закончит свою речь.
• В случае несогласия или необходимости задать уточняющие вопросы дождитесь смысловой паузы, но никогда не перебивайте «на полуслове».
• Пересказывайте своими словами полученную информацию, чтобы собеседник также мог оценить, правильно ли вы поняли его мысль.