Управление контактной информацией в Outlook 2010

Контактная информация в Outlook содержится в папке Контакты. Используя данную информацию, можно, например, очень быстро создать сообщение e-mail нужному адресату (представленному в папке Контакты) без необходимости вводить его электронный адрес вручную.

Добавление записей в папку Контакты

Контакт по терминологии Outlook — это лицо (или некоторое учреждение), с которым вы поддерживаете отношения (деловые или личные). Потому вы сочли нужным иметь соответствующую информацию в папке Контакты. (Информация по каждому контакту содержится в папке Контакты в виде самостоятельной записи.) Для добавления в папку Контакты новой записи выполните следующие действия.

  1. Запустите Outlook.
  2. В области навигации щелкните на кнопке Контакты. В результате в окне Outlook справа отобразится содержимое папки Контакты. При этом существует несколько способов отображения, такие как Визитные карточки, Карточки, Список и т.п. Упомянутые способы переключаются из группы Текущее представление на вкладке ленты Вид.
  3. Выберите команду Создать контакт в группе Создать на вкладке ленты Главная или воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl+N. После этого на экране отобразится диалоговое окно, в котором можно ввести контактную информацию о том или ином лице или организации, с которыми вы поддерживаете отношения.
  4. В этом окне в текстовых полях введите нужную информацию. Данное окно может отображать несколько наборов информации. От одного набора к другому можно перейти, выполняя соответствующие команды в группе Показать на вкладке ленты Контакт в окне с информацией о контакте. Набор Общие содержит базовую информацию о контакте. Набор Подробности объединяет такую информацию о контакте, как сведения о месте его работы (Отдел, Расположение и т.п.), имя руководителя, информация о супруге. Набор Действия содержит информацию обо всех действиях, предпринятых вами в отношении данного контакта (сведения об отправленных ему и полученных от него сообщениях e-mail, назначенных встречах и т.п.). Максимально полные сведения, введенные по каждому контакту в каждом наборе, позволят иметь детальную базу соответствующих данных.
  5. По завершении ввода и/или просмотра информации о контакте выберите команду Сохранить и закрыть в группе Действие на вкладке Контакт в окне с информацией о контакте.

Для удаления записи из папки Контакты выделите соответствующую запись, а затем щелкните на кнопке Удалить в одноименной группе на вкладке ленты Главная в окне Outlook. Или щелкните правой кнопкой мыши на записи, а затем в появившемся контекстном меню выберите команду Удалить.

Поиск информации в папке Контакты

Данная папка может содержать информацию о множестве контактов. И найти среди этого множества нужный контакт может оказаться не так-то просто. Для поиска информации о каком-либо лице необходимо знать его фамилию. В качестве результатов (успешного) поиска отображается окно с информацией о соответствующем контакте.

  1. Щелкните на кнопке Контакты в области навигации. В результате в окне Outlook справа отобразится содержимое папки Контакты.
  2. В группе Найти на вкладке ленты Главная в поле Найти контакт введите фамилию искомого лица и нажмите клавишу Enter. После этого, если в списке контактов имеется несколько лиц с заданной фамилией, отобразится окно Выбор контакта. (Если в списке только одно лицо с заданной фамилией, сразу отобразится окно с нужной информацией).
  3. Выберите нужный контакт и щелкните на кнопке ОК. После этого отобразится окно с информацией по искомому контакту.

Как отправить контакту сообщение электронной почты

Для создания и отправки сообщения щелкните на нужном контакте, например это специалист по перерегистрация ооо, в папке Контакты, а затем инициируйте команду Сообщение электронной почты в группе Связь на вкладке ленты Главная. После этого появится знакомое окно, в котором можно создать сообщение электронной почты. Укажите тему, введите текст сообщения и щелкните на кнопке Отправить.


Top