Организация документооборота

Какие бы прогнозы не строились насчет «электронного документооборота», в обозримом будущем от бумаги мы никуда не денемся. Другое дело, что практически все бумажные документы сегодня печатаются на компьютере. Недавно мне пришлось заполнять бланк на почте, по привычке написал старый номер паспорта, а потом смотрел на ручку и соображал: где же на ней клавиша Backspace?

Необходимость вводить изображения с бумаги в компьютер возникает не так уж часто и далеко не у всех. Однако иногда без этого не обойтись! Вот типичные ситуации:
— Нужно отправить по электронной почте копию бумажного документа, со всеми подписями и печатями.
— Есть готовый отпечатанный текст (бланк, договор, инструкция), который предстоит отредактировать и использовать в работе, а набирать все вручную лень или некогда.

В последнем случае задачи, на самом деле, две! Сначала нужно получить «картинку», изображение документа, а затем превратить ее в редактируемый текст. Последнюю операцию принято называть оптическим распознаванием символов.

Если вы обставляете свой офис с самого начала, оптимальным решением станет лазерное МФУ. Главное достоинство многофункционального устройства в том, что оно одновременно служит и принтером, и копировальным аппаратом. Выбирая модель, поинтересуйтесь, легко ли заправлять картриджи к ней. Цветная лазерная печать дороже монохромной, но результат того стоит. Брать для работы струйный принтер есть смысл только при регулярной печати документов формата A3. Чтобы принтер служил долго и безотказно, проводите ему профилактическое обслуживание хотя бы раз в год. Лучше, если каждый раз делать это будет один и тот же специалист. С ролью факса вполне справится любой компьютер. Потребуется только модем. Если по факсу вы отправляете только документы собственного составления, не нужен даже сканер — просто печатайте их на виртуальный принтер-факс.

Какие программы для распознавания текста использовать в офисе

Меня часто спрашивают: «Отсканировали (сфотографировали) страничку, файл открывается, читается. Как теперь внести в этот документ исправления?» Ответ: просто так — никак! То, что вы отсканировали — изображение, картинка, набор разноцветных точек. Редактировать можно только документ, состоящий из знаков (символов).

Как применять цифровые камеры вместо сканера

Во многих случаях заменой сканера может стать цифровой фотоаппарат. Если получать изображения с бумажных оригиналов вам нужно лишь изредка, выручит камера, приобретенная «для дома, для семьи».

МФУ — главный офисный комбайн

Классическое устройство для получения изображений с бумажных оригиналов — сканер. В наши дни ассортимент сканеров, как самостоятельных устройств, стремительно сокращается. На рынке остались в основном дорогие модели для качественного сканирования фотографий, многие из них работают и с фотопленками (слайд-модуль). Это оборудование пригодится только специалистам — художникам, рекламщикам, полиграфистам. Для обычных «офисных» задач профессиональный сканер — […]

Как подключить старый принтер к новому компьютеру

Современные принтеры и МФУ подключаются к компьютеру кабелем USB. Windows 7 определяет многие модели принтеров и устанавливает стандартные драйверы автоматически. Однако желательно установить драйверы с диска, который идет в комплекте с принтером или МФУ. Для принтеров HP необходимо придерживаться той последовательности, которая приведена в инструкции: сначала установить драйверы, а лишь затем подключить и включить устройство.

Как сделать предельно экономичной струйную печать?

Для этого придумали так называемую систему непрерывной подачи чернил (СНПЧ, CISS). Принцип был позаимствован из профессиональных широкоформатных принтеров и плоттеров. Кто впервые решил приспособить такую схему к обычному дешевому аппарату — неизвестно, но явно это были не производители принтеров!


Top