Как современные информационные технологии влияют на управленческие коммуникации

Технологии в корне изменили и продолжают изменять то, как мы нее живем и работаем. Приведем такие примеры: японские работники и менеджеры, домохозяйки и подростки активно пользуются подключенными к Internet мобильными телефонами, чтобы отправлять сообщения, «путешествовать» по Web, обмениваться фотографиями и играть в компьютерные игры.

В Internet-подразделении шведской почтовой службы Postnet сотрудники работают за столами, оборудованными кабелями для подключения лэптопов к сети, а главный исполнительный директор проводит целый день среди сотрудников, имея при себе мобильный телефон, подключенный к главному коммутатору почтовой системы. Более чем 75% из 316 тысяч сотрудников IBM регулярно используют программы дня немедленной передачи сообщений как в своей рабочей деятельности, так н для неформального общения. А работники штаб-квартиры компании Chevron, расположенной в Сан-Франциско, часто собираются для обмена информацией и идеями в так называемых «центрах визуализации», в которых различные данные и графические изображения выводятся на огромные экраны.

Мир управленческих коммуникации сегодня неузнаваемо изменился. Менеджерам приходится постоянно обеспечивать бесперебойную и гладкую работу своих организаций, одновременно совершенствуя рабочие методы и стараясь оставаться конкурентоспособными даже при том, что и организация, и внешняя грела стремительно меняются. И хотя изменение технологий стало одном из основных причин неопределенности внешней среды, с которой сталкиваются современные организации, именно технический прогресс позволяет менеджерам координировать работу своих сотрудников так, чтобы способствовать повышению эффективности и результативности их труда. Информационные технологии сегодня затрагивают буквально любой аспект практически каждой компании, а их влияние на управленческие коммуникации воистину огромно.

Технологии вообще и информационные технологии в частности стремительно изменяют способы взаимодействия членов организаций. Так, например, благодаря им менеджеры значительно более эффективно способны отслеживать работу отдельных сотрудников и рабочих групп; работники могут получать более полную информацию и быстрее принимать решения, намного теснее сотрудничать друг с другом и обмениваться информацией. Кроме того, благодаря информационным технологиям в организации с людьми можно связаться буквально в любое время и независимо от их статуса. Чтобы общаться с коллегами и другими сотрудниками, или заказать ремонт ауди а8, теперь не обязательно неотлучно сидеть в офисе за своим столом с включенным компьютером. И самое большое влияние на сферу управленческих коммуникаций оказали такие технологические новинки, как сетевые компьютерные системы и возможности беспроводной
связи.

В сетевой компьютерной системе организации с помощью совместимого программного и специального технического оборудования все компьютеры объединяются в единую организационную сеть. Благодаря этому члены организации могут связываться друге другом и обмениваться информацией независимо от того, где они находятся — в офисе, в городе или на другом конце Земли. Мы не будем вдаваться в то, как работает компьютерная сетевая система, но кратко расскажем о некоторых основных возможностях ее применения: электронной почте, обмене сообщениями в режиме реального времени, голосовой почте, факсимильной связи, электронном обмене данными, телеконференциях, внутренних и внешних локальных сетях и голосовой Internet.

Электронная почта обеспечивает мгновенную передачу письменных сообщений между компьютерами, связанными в единую систему. Сообщения поступают на компьютер получателя, а он может прочесть их в любой удобный для него момент. Электронная почта — это очень быстрое и дешевое средство коммуникации; с ее помощью можно разослать одно и то же сообщение одновременно многим людям. Для членов организации это стаю оперативным и удобным способом обмена информацией и общения.

Некоторые сотрудники, считающие, что электронная почта недостаточно быстрая для связи, пользуются таким средством, как обмен сообщениями в режиме реального времени. Это интерактивная связь между компьютерными пользователями, одновременно подключившимися к компьютерной сети. Сначала этот способ приобрел известность среди подростков, которые начали общаться в сети со своими сверстниками. Сегодня, однако, он активно используется и в рабочей среде.

При таком подходе не приходится ждать, пока коллега прочтет ваше сообщение. Теперь любую информацию можно передать, и она будет немедленно получена. Следует, однако, признать, что такой способ обмена сообщениями имеет свои недостатки. Прежде всего необходимо, чтобы группы пользователей были подключены к организационной сети одновременно, а это серьезно нарушает ее конфиденциальность. Кроме того, это программное обеспечение сегодня несовместимо со многими важными бизнес-программами. Однако, по мере того как появляются все новые и новые версии программ, эти недостатки, судя по всему, в скором времени будут устранены.

Голосовая почта представляет собой систему связи, которая оцифровывает произнесенное сообщение, передает его по сети и сохраняет на диске, чтобы получатель мог ознакомиться с ним позже. Это средство позволяет передавать информацию, даже когда получатель физически отсутствует в месте его получения. При этом, прибыв на место, получатель может как-либо использовать полученное сообщение, стереть его или направить другим лицам.

Факсимильная машина (факс) позволяет передавать документы с текстом и графикой по обычным телефонным линиям. Факс-машина, посылающая документ, сканирует и оцифровывает его, а факс, на который направляются сведения, считывает отсканированную информацию и воспроизводит ее на бумаге. Таким образом, с помощью факса можно быстро и легко распространить среди членов организации информацию, которая лучше всего воспринимается именно в распечатанном виде.

Электронный обмен данными (EDI) это способ обмена стандартными деловыми документами, такими как счета-фактуры или заказы на поставку, с помощью прямого кабельного соединении двух компьютеров. Этот способ коммуникаций часто используют для передачи документов фирмам-производителям, поставщикам и клиентам, поскольку это позволяет экономить и время, и деньги. Каким образом? Деловые бумага передаются из информационной системы одной организации в другую с помощью телекоммуникационной сети. Первой организации не приходится распечатывать и обрабатывать бумажные документы, а другой — вводить заново в компьютер уже введенные данные.

Встречи или собрания — с глазу на глаз, команды, подразделения или всей организации — всегда были одним из основных способов обмена информацией. Раньше из-за ограниченности технологий была единственная форма проведения собраний, т.е. все заинтересованные люди должны были физически находиться в одном и том же месте. Но теперь все изменилось! Благодаря изобретению телеконференций группа людей может совещаться одновременно с помощью телефона или специального программного обеспечения для общения по электронной почте. Есть даже оборудование и программы, позволяющие участникам собрания видеть друг друга на экранах мониторов, и такая конференция называется видеоконференцией.

Рабочие группы большие и малые, находящиеся в разных местах, — могут использовать эти средства сетевого общения для кооперации и обмена информацией. Во время вспышки атипичной пневмонии, чтобы снизить возможность заражения, некоторые компании воспользовались для связи со своими сотрудниками таким способом, как видеоконференции. Но, хотя это позволило не прерывать общения, этому способу явно недоставало элемента личностного взаимодействия. Так, например, главный исполнительный директор компании Borland Дэйл Фуллер должен был как раз в это время лететь в Китай для обсуждения вопросов экономического развития и продаж программного обеспечения в этой стране. И когда ему пришлось вместо личных встреч ограничиться видеоконференцией, Дэйв серьезно задумался, насколько это повлияет на результаты переговоров и не приведет ли это к определенной потере объемов продаж.

И наконец, благодаря развитию компьютерных сетей появилась возможность создания внутренних локальных сетей организаций, т.е. внутренних организационных систем передачи информации, основанных на Internet-технологии. При использовании связи данного типа все передаваемые сведения доступны исключительно служащим конкретной организации. Внутренняя (локальная) сеть — это не только эффективный способ передачи информации; для работников, находящихся в различных местах, она стала незаменимой для совместной работы над документами и проектами.

Например, именно в такой сети сотрудники компании Buckman Laboratories International, выпускающей различные химикаты и базирующейся в Мемфисе, штат Теннесси, могут найти подробную информацию о товарах, рынках и клиентах. Получить эту информацию легко, и сделать это может любой член организации. Более того, любой работник может ввести свою полезную информацию в эту сеть, получившую название K’Netix и таким образом поделиться ею с коллегами.

Внешняя локальная сеть — это организационная сеть на основе Internet-технологий, которая позволяет имеющим разрешение членам организации связываться с некоторыми внешними лицами и компаниями, например с клиентами или поставщиками. Так, в компании Harley-Davidson создана внешняя локальная сеть, обеспечивающая быструю и удобную связь с дилерской сетью фирмы.


Top