Структура сводной таблицы Excel
Поскольку именно структура сводных таблиц обеспечивает присущую им гибкость и, естественно, функциональность, будет нелишне ознакомиться с ней подробнее.
Сводная таблица включает следующие четыре области:
- область данных;
- область строк;
- область столбцов;
- область фильтра отчета.
Данные, помещаемые в эти области, определяют как функциональные свойства, так и внешний вид сводной таблицы. В разделе «Создание базовой сводной таблицы» будет подробно рассмотрен процесс создания сводных таблиц, а сейчас остановимся на подробном описании всех четырех областей и их функциях.
Область данных
На рис. 1.5 представлена область данных, именуемая также областью значений отчета. Это большая прямоугольная область, которая находится справа внизу от заголовков. В данном примере область данных содержит сумму по полю Доход (SUM of REVENUE).
Рис. 1.5. Центральной частью сводной таблицы является область данных (DATA AREA). Эта область, как правило, включает итоговые сведения по одному или нескольким числовым полям
Область данных — это область, в которой выполняются расчеты. Эта область должна содержать хотя бы одно поле и одно вычисление в этом поле. Поля данных помешаются в эту область для проведения расчетов, например расходов на ремонт компьютера. Полем данных может быть Сумма по полю Доход, Количество по полю Количество проданных единиц или Средняя цена.
Можно поместить в область данных одно и то же поле дважды, но с различными вычислениями. Директор по маркетингу может потребовать вставить поля Минимальная цена, Средняя цена и Максимальная цена.
Область строк
На рис. 1.6 показана область строк. Она состоит из заголовков в левой части сводной таблицы. При вставке поля в область строк в левой части сводной таблицы будут отображены уникальные значения этого поля. Как правило, область строк содержит по крайней мере одно поле, хотя может вообще не содержать полей. В качестве примера сводной таблицы без полей строк можно привести предыдущий пример, в котором требовалось создать однострочный отчет по кредитам. Типы вставляемых полей данных будут группироваться и распределяться по категориям, например Товар (Products), Название (Names) и Место хранения (Locations).
Рис. 1.6. Заголовки в левой части сводной таблицы составляют область арок сводной таблицы (ROW AREA)
Область столбцов
Область столбцов состоит из заголовков столбцов сводной таблицы. Сводная таблица на рис. 1.7 содержит в области столбцов поле Месяц (Months).
Рис. 1.7. Область столбцов (COLUMN AREA) состоит из заголовков столбцов. В данном примере она содержит уникальный список месяцев в наборе данных
При помещении полей в область столбцов вы сможете отследить тенденции, представленные в столбцах. Область столбцов идеальна для выявления тенденций на длительных отрезках времени. Поместив в нее поля данных разных типов, вы сможете анализировать тенденции или отображать рядом друг с другом, к примеру, поля Месяц (Months), Период (Periods) и Год (Years).
Область фильтра отчета
Область фильтра отчета является не обязательной и находится в верхней части сводной таблицы. На рис. 1.8 область фильтра содержит поле Регион (Region), а сводная таблица настроена на вывод данных для всех регионов. Помещение полей в область фильтра отчета позволяет фильтровать элементы данных в полях. Область фильтра отчета может пригодиться вам в случае динамической фильтрации выводимых результатов. Типы данных, помещаемые в эту область, например поля Регион (Region), Описание бизнеса (Business) и Сотрудники (Employees), требуют внимательного изучения.
Рис. 1.8. Область фильтра отчета (PAGE AREA) представляет собой прекрасное средство быстрой фильтрации данных отчета. Раскрывающийся список Регион (Region) в ячейке В1 позволяет распечатать отчет, представляющий сведения для отдельных регионов