Какие программы-планировщики и органайзеры лучше всего использовать в организации малого бизнеса

Управление временем и контактами, бизнес-планирование… С этими идеями сталкивается почти любой деловой человек. Каких систем придерживаться, насколько, и следовать ли какой-то системе вообще — каждый решает сам. В любом случае технические средства хорошо помогают планировать задачи и рабочее время!

С одной стороны это планировщик. Простейшим можно считать «звонилку-напоминалку», т. е. будильник, который еще и сообщает, по какому поводу он зазвонил. Однако настоящий планировщик обязательно построен на «сетке времени»: событие начинается, а потом продолжается в течение какого-то периода. Соответственно, это отображается на сетке (таблице, клеточках, шкале). В идеале планировщик должен сам предлагать подходящие свободные промежутки, а при необходимости подсказывать, как лучше распределить задачи на день и неделю.

С другой стороны, это список контактов. Как минимум, телефонная книга, справочник вида «фамилия — номер телефона». Лучше, если каждому имени сопоставлены другие координаты для связи, сведения о роде занятий, месте работы, адреса, явки, пароли. В справочнике очень полезны функция поиска по любому из параметров, да и наличие фотографий — мы ведь не всегда помним, как кого зовут. Упорядочить большой список помогают группы. В результате образуется самая настоящая база данных. Если связать первое со вторым, получится инструмент для эффективного управления задачами. К событиям удастся «привязывать» контакты. Например, сразу будет ясно, как позвонить или куда написать участникам предстоящей встречи.

Начнем с того, что всегда под рукой — с мобильного телефона. Телефонный справочник присутствует в нем по определению. Календарь с напоминаниями о событиях тоже предусмотрен в любой модели. На многих телефонах он довольно примитивен: чаще всего это та самая «звонилка-напоминалка». В более «продвинутых» аппаратах могут присутствовать и календарь, и список дел, и возможность простейшего планирования по сетке времени. Покупая мобильник, мы не всегда интересуемся заложенными в нем функциями органайзера, уделяя больше внимания другим параметрам. Обычный телефон (не смартфон) задуман как «полностью готовое решение», в котором аппаратная и программная части связаны очень тесно. Основные программы «зашиты» производителем, а самостоятельно дополнить их набор бывает сложно.

Максимум, можно установить Java-приложения. Среди них есть органайзеры или многофункциональные программы с возможностью планирования задач. Правда, Java-приложения пишутся под ограниченный круг моделей, и то, что нормально работает на одном телефоне, не обязательно запустится на другом. Смартфоны и коммуникаторы в этом отношении куда интереснее. Они являются микрокомпьютерами с операционной системой Symbian OS, BlackBerry OS, Windows Mobile, Windows CE, Windows Phone, Android и др. Уже «от производителя» на смартфоне присутствует большой набор приложений. В нем обязательно есть календарь с полноценным планировщиком и развитый справочник контактов. Это стандартные приложения той операционной системы, которая установлена на устройстве.

Почти все производители начали выпускать коммуникаторы с ОС Windows Phone. В ней по умолчанию установлены Календарь, он же планировщик событий, приложение People для организации контактов, а также пакет Microsoft Office Mobile. В последний входят мобильные версии хорошо известных программ: Word Mobile, Excel Mobile, PowerPoint Mobile и OneNote. Какие стандартные приложения предлагают различные коммуникаторы и установленные в них операционные системы, желательно выяснить заранее. В салонах сотовой связи вам вряд ли что-то толком покажут, тем более, объяснят. Лучший источник подробной информации — статьи и обзоры в Интернете. Если вас чем-то не устраивают стандартные программы, для любого смартфона можно найти приложения сторонних разработчиков. Больше всего таких программ разработано под Symbian OS.

Насколько удобно пользоваться планировщиком на мобильном устройстве?

В частности: как «забивать» в него необходимые записи? У смартфонов хотя бы есть виртуальная клавиатура, а в обычном телефоне все зависит от ловкости большого пальца правой руки. На компьютере планировать задания и редактировать контакты гораздо удобнее: есть и клавиатура, и большой экран. Но как быть с мобильностью? Даже если носить с собой ноутбук или нетбук, не будете же все время держать его включенным! Решение — так называемая синхронизация мобильного устройства (телефона или смартфона) и компьютера. Записи планировщика и списка контактов в телефоне сравниваются с теми, которые хранит какая-либо программа на компьютере. Что же это за приложения?

В крупной организации предполагается, что компьютеры с Outlook взаимодействуют через сервер Microsoft Exchange. Задачи делегируются, встречи и собрания согласуются — это приложение для организации совместной работы больших коллективов. Вы, скорее всего, будете использовать Outlook на 5% от возможного, только как персональный планировщик и почтовую программу.

Если на компьютере установлен пакет Microsoft Office, в вашем распоряжении уже есть программа Outlook. Она объединяет в себе четыре составляющих:

  • клиент электронной почты;
  • календарь с планировщиком;
  • управление контактами;
  • управление задачами.

Тем, кто прочувствовал и разделил философию Outlook, пользоваться этой программой легко и приятно. К «почтовой» части мы еще вернемся, а пока изложим самый общий принцип планирования на отдельно взятом компьютере.

На панели в левой части главного окна Outlook выбирается одна из четырех вкладок. От выбранного зависят содержание рабочей области окна и доступные команды на ленте. Например, на вкладке Календарь в нижней части окна отображаются задачи, а остальную часть рабочей области занимает сетка расписания. Чтобы создать новую задачу, щелкните мышью в области Задачи под сеткой календаря на вкладке Календарь либо перейдите на вкладку Задачи и создайте новую задачу там. Задачи обладают временными границами, важностью, относятся к определенным категориям и т. д. При этом задачи могут существовать на протяжении нескольких дней и недель, независимо друг от друга и одновременно.

События (встречи, собрания) имеют четкие временные рамки и отображаются на календаре. Один из способов запланировать событие — перетащить задачу на сетку календаря и, перемещая мышью границы прямоугольника, выставить время его начала и окончания. Соответственно, событию автоматически присваивается имя настоящей задачи. Контакты в терминах Microsoft Outlook — записи в базе данных этой программы. Каждая запись содержит исчерпывающие сведения о людях, вплоть до фотографий, имен начальников, подчиненных и супругов. Для детального редактирования задач, событий и контактов служат отдельные окна.

Несомненное достоинство Microsoft Outlook в том, что разработчики приложений для компьютеров и мобильных устройств обычно ориентируются именно на эту программу. Практически в любом планировщике, программе для синхронизации телефонов и коммуникаторов присутствуют пункты с названиями наподобие «Импортировать контакты из Outlook» и «Синхронизировать календарь с Outlook». Если вы пользуетесь Outlook, проблемы с переносом записей календаря и контактов на мобильное устройство и обратно сведены к минимуму. Легче всего «подхватывают» записи из Microsoft Office смартфоны с Windows Phone — это родственные продукты, и совместимость заложена в них по определению.

Телефоны и смартфоны с другими ОС взаимодействуют с компьютером через так называемые менеджеры телефонов. Например, для семейства Nokia это программа Nokia OVI Suite. Данные календаря и адресной книги Outlook сначала импортируются в собственную базу данных такой программы, а уже из нее синхронизируются с телефоном.

Вероятно, вы заметили, что в Windows 7 в личной папке пользователя наряду с папками Документы, Изображения, Видеозаписи есть и папка Контакты. В ней по умолчанию хранятся файлы контактов. Каждый такой файл — особого рода документ, содержащий сведения о человеке. Кроме того, существуют файлы групп, содержащие ссылки на файлы тех контактов, которые вы решили включить в группу. Таким образом, на смену стандартной адресной книге Windows XP в Windows 7 пришла папка Контакты с набором отдельных файлов! Поступайте на свое усмотрение — либо ведите список контактов в Outlook, либо пользуйтесь этим встроенным средством ОС Windows 7. Как и любые файлы, файлы контактов и групп можно создавать, копировать, редактировать, отправлять по электронной почте и т. д. Концепция удобная, но…

Для создания, просмотра и редактирования этих файлов предназначена программа Контакты Windows. Она присутствует только в Windows Vista и Windows 7. Предыдущим версиям Windows, равно как и большинству прикладных программ, файлы контактов «не знакомы». Однако файлы контактов и групп могут быть экспортированы в старые и хорошо известные файлы визитных карточек vCard (VCF-файлы) или файлы CSV (текстовые файлы с разделителями-запятыми). Чтобы преобразовать контакты в один из этих форматов, в папке Контакты на панели инструментов нажмите кнопку Экспорт и следуйте указаниям мастера. Сохраненные файлы VCF или CSV затем
свободно могут быть импортированы в любую программу-органайзер.

Иные задачи решает другой компонент Microsoft Office — программа OneNote. Это электронный аналог рабочих записных книжек, в которых можно «черкать» все, что угодно: делать любые записи, вставлять ссылки, рисунки. OneNote позволяет создавать любое количество записных книжек (отдельных файлов), каждая из которых состоит из разделов, а разделы — из страниц. Таким образом, книжка не простая, а хорошо упорядоченная. Прибавьте к этому функции поиска, отправки фрагментов в другие приложения Office — получается очень удобный универсальный инструмент для хранения любых сведений.

Для тех, кто не хочет пользоваться программами Outlook, OneNote или стандартным средством Windows, создано великое множество альтернативных приложений, в том числе бесплатных. Назовем лишь некоторые из них.

  • Многофункциональные программы для управления задачами, проектами, контактами: WorkManager, Личный Секретарь, SaveTime и др.
  • Записные книжки для хранения контактов и заметок: AS Notes 3, NoteBook, Freebie Notes.
  • Портативные программы, которые не требуют установки и могут работать с флеш-диска или карты памяти: KS Organizer, w-organizer.

Функции адресной книги и планировщика органично вписываются в большинство программ электронной почты. Например, в почтовом клиенте The Bat! присутствуют хорошо структурированная адресная книга и компонент SmartBat, объединяющий заметки и планировщик. В дистрибутивах Linux функции адресной книги и планировщика обычно возлагаются на почтовую программу, например Evolution. Кроме того, в стандартный набор приложений Ubuntu Linux входит программа Tomboy для работы с записными книжками. По функциональности он ничем не уступает аналогичным приложениям из состава Microsoft Office!

Подытожим сказанное: для тех, кто мобилен, бóльшую часть времени проводит в разъездах, на объектах, на переговорах и встречах, основным помощником является сотовый телефон, еще лучше — смартфон. Компьютер в офисе служит скорее для хранения резервной копии данных из телефона. Возможно, вам будет достаточно той программы, которая используется для синхронизации телефона и компьютера.

Если вы с коллегами всерьез увлекаетесь тайм-менеджментом, читаете книги Глеба Архангельского и претворяете эти идеи в жизнь, подходящим техническим решением будет Microsoft Outlook. Альтернатива — одна из программ с развитыми функциями планирования, управления задачами и контактами.

Когда планирование времени ведется в основном «в уме», а работа с контактами сводится к записи телефонов и адресов e-mail, стоит обратить внимание на многочисленные бесплатные планировщики и записные книжки. Скорее всего, их возможностей будет достаточно, а «лишние функции» не будут вас отвлекать и смущать.


Top