На любом предприятии ведется тот или иной учет. Как минимум, считаются доходы и расходы. Если деятельность связана с торговлей или производством, желательно вести и материальный учет. Можно ли это делать без компьютера?

В принципе, да! В розничной торговле, сфере услуг, на транспорте, в строительстве многие по-прежнему пользуются «тетрадками», и этого им хватает. При необходимости отдельные документы оформляются в текстовом редакторе или электронной таблице. Когда отчетностью занимается «приходящий» бухгалтер, такая постановка дел вполне уместна.

Следующий уровень — простейший учет с использованием, например, электронных таблиц. Подобная организация тоже оправдана до известного предела. Зачем сложный учет в маленькой парикмахерской, где прейскурант включает 5 позиций, а весь расход лаков и шампуня и так на виду? Если строители-отделочники работают на материалах заказчика и за наличный расчет, то достаточно учитывать приобретенные «мелочи» типа шурупов или перчаток общей суммой и отмечать, на каком объекте какой инструмент находится. В таких случаях таблицы выступают аналогами тех же самых тетрадей, только с возможностью быстрого расчета сумм, поиска и т. п.

Потребность в автоматизации возникает тогда, когда «простой» учет становится на деле слишком сложным и начинает отнимать много времени. Смысл любой программы учета в том, что в нее сначала заносятся исходные данные (заполняются справочники), а затем почти автоматически выполняются однотипные операции. При этом одновременно и формируются взаимосвязанные документы, и пересчитываются остатки. Например, при продаже достаточно выбрать товары и указать покупателя — программа сама оформит накладную, спишет проданное со склада, отразит поступление денег.