Хранение информации

Кто владеет информацией — владеет всем. Основная масса информации сегодня хранится в цифровом, «компьютерном», виде. Оцифрованные данные очень просто копировать с носителя на носитель и передавать по сетям. Если в «докомпьютерную» эпоху информация часто бывала уникальной и дефицитной, то сегодня мы сталкиваемся с противоположной проблемой — с избытком данных. Желание избежать потерь и простота копирования приводят к тому, что объем информации растет лавинообразно.

В любой фирме быстро накапливается множество документов. Базы данных учета, переписка, проекты и заявки, какие-то материалы к ним, сохраненные веб-страницы, заметки с контактами и т. д. Часть из них находится в работе, часть еще актуальна, остальное хранится «на всякий случай». Замечено, что последняя категория — самая объемная, и она только растет. В пределе доходит до смешного: иногда бывает проще заново составить документ, а не искать оригинал!

К счастью, цифровой способ хранения по определению предполагает упорядочивание, поиск, отбор и сортировку. Важно лишь знать о существовании некоторых простых механизмов и уметь ими пользоваться. В этом разделе постараемся решить три группы вопросов.

Вопросы технические. Как записывается информация в компьютерах, какие существуют носители? Сравним разные устройства для хранения данных, выясним, как их рациональнее использовать.
Вопросы организационные. Какую роль в управлении информацией играет человеческий фактор? Как обеспечить надежное хранение и избежать неожиданных потерь информации? Как обеспечить «Usability», и вообще что это такое?
Вопросы смысловые. Шутят, что при большом количестве спиртного на столе любая пища превращается просто в закуску. А что превращает простой набор сведений в знания? Как перевести количество информации в качество решений?

Хорошо продуманная система хранения информации способствует эффективной работе предприятия. Пусть у вас всего два или три компьютера, постарайтесь представить их именно как систему! Подумайте о usability: данные должны быть легко доступны всем, кому они нужны. Первый шаг на пути к этому — порядок в хранении документов, четкая и очевидная структура папок на дисках, понятные имена файлов и папок.

В этом разделе мы затронули и первую сторону информационной безопасности — надежное хранение данных. Пока информация существует в единственном экземпляре, о надежности говорить нельзя. У всего, что представляет какую-либо ценность, должны быть резервные копии. Резервное копирование имеет смысл лишь тогда, когда копии расположены на разных физических дисках, на разных компьютерах. Процесс желательно автоматизировать — для этого существует целый рад удобных программ.

Попробуйте сравнить «цену данных», затраты на их восстановление в случае аварии и расходы на резервное копирование (даже с учетом платного ПО). Скорее всего, профилактика потерь окажется самым выгодным решением!

Избыток неупорядоченной информации — бич нашего времени

Я регулярно наблюдаю такую картину. За компьютер садится новый сотрудник. Как правило, его предшественник за долгое время уже «накопал» и накопил все необходимые для работы сведения. По какому принципу разложены наработанные документы и другие сохраненные файлы, обычно знает только он сам. Очень часто они бывают «свалены» в папку Мои документы либо в несколько папок с […]

Наведите порядок на вашем жестком диске

Замечено, что на любом компьютере общий объем и число файлов способны только расти. Если нравится, назовите это «законом Плюшкина». Психологически что-то сохранить, скопировать гораздо легче, чем удалить — а вдруг пригодится! На домашнем компьютере обычно накапливаются фильмы, музыка, дистрибутивы игр и другие объемные файлы. Рано или поздно система сообщает, что место на дисках почти исчерпано.

Acronis True Image Home — лучшее решение для резервного копирования электронных данных

Решения для резервного копирования предлагают многие разработчики ПО. Одной из самых популярных в своем классе считается программа Acronis True Image Home.

Почему необходимо проводить резервное копирование электронных данных в организации

Как уже сказано, резервное копирование — основной способ уберечь информацию от случайных потерь и даже преднамеренных повреждений. Взглянем на него применительно к каждому отдельному компьютеру и в масштабах всего предприятия. На любом компьютере резервное копирование призвано решать две задачи.

Где лучше хранить информацию организации?

Рабочие документы в маленьких фирмах принято хранить непосредственно на компьютерах пользователей. При необходимости «поделиться» какими-то файлами каждый копирует их на своем компьютере в папку, к которой открыт общий сетевой доступ.


Top