Библиотеки и условия поиска в Windows 7

Со времен операционных систем MS-DOS и UNIX использование логической структуры дисков было основным способом навести какой-то порядок в хранении данных. Дерево дисков, папок и файлов действительно позволяет «разложить по полочкам» информацию в компьютере. При этом все «растет» от «корней» дисков (см рис. 1). Не случайно аббревиатура DOS расшифровывается как Disk Operational System — дисковая операционная система!

В Windows была принята несколько иная философия. Она расширила и видоизменила логику хранения данных. Здесь во главу всего лег рабочий стол, из которого произрастают Мои документы, Мой компьютер с дисками и папками, Сетевое окружение, а также Корзина для временного хранения удаленных файлов. Эта концепция хорошо видна в Проводнике Windows XP).

Рис. 1.

Рис. 1. «Дисковая» философия хранения данных

Естественно, под такой отображаемой иерархией объектов все равно скрывается дерево дисков и папок. Просто для удобства пользователей было придумано несколько объектов, которые показываются в единой структуре наряду с дисками и их содержимым. Технически такие элементы как Мои документы или Общие документы ссылаются на определенные объекты файловой системы, а связь эта прописана в системном реестре.

Например, в Windows XP «папка» Мои документы по умолчанию расположена в реальной папке C:Documents and Settings%Имя_пользователя%Мои документы. Однако при желании эту связь можно переназначить — так, чтобы значок Мои документы указывал на другую, произвольную папку на локальном диске или даже на папку с общим доступом на другом компьютере сети. Для папки Мои документы это делается в диалоговом окне ее свойств на вкладке Папка назначения. На рабочем столе отображается содержимое сразу двух папок: C:Documents and Settings%Имя_пользователя%Рабочий стол и C:Documents and SettingsAll UsersРабочий стол. Изменить папки назначения в данном случае можно только путем прямого редактирования реестра.

Windows 7 позволяет назначить произвольное расположение для любой из стандартных папок пользователя (Мои документы, Изображения, Избранное, Рабочий стол и др.). Путь к реальному местонахождению такой папки на диске задается в диалоговом окне ее свойств на вкладке Расположение. Чтобы изменить расположение, можно поступить еще проще: прямо в Проводнике Windows перетащите стандартную папку мышью.

Интерфейс Windows Vista и Windows 7 в этом отношении продвинулся еще дальше. В нем введено такое представление, как библиотеки, а в левой части окна Проводника Windows отображается Область переходов. В библиотеку включаются папки, находящиеся в разных местоположениях, в том числе в сети. Любая папка может быть внесена в несколько библиотек одновременно. Важно, что удаление библиотеки не ведет к удалению включенных в нее папок. Одна из папок библиотеки назначается папкой для сохранения. Когда вы в какой-либо программе сохраняете файл и выбираете в диалоговом окне сохранения не конкретную папку, а библиотеку, файл будет помещен именно в эту папку.

Предварительно в Windows 7 созданы и настроены 4 библиотеки, которые лучше подходят для «домашнего» пользователя. На рабочем компьютере вы можете удалить библиотеки Музыка и Видео, зато создать библиотеки, отвечающие вашим конкретным задачам, легко. Например, это могут быть библиотеки Прайс-листы, Проекты, Реклама, Описания товаров и т. п.

Чтобы создать библиотеку, в Проводнике Windows в Области переходов выберите элемент Библиотеки. В правой части окна отобразятся существующие библиотеки.

  1. На панели инструментов нажмите кнопку Создать библиотеку. В рабочей области окна появится значок новой библиотеки. Введите имя новой библиотеки.
  2. Щелкните на значке библиотеки правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберите команду Свойства. Откроется диалоговое окно свойств выбранной библиотеки (рис. 2).
  3. Нажмите в этом диалоговом окне кнопку Добавить папку. В дочернем окне Проводника выберите папку, которую вы хотите включить в библиотеку.
  4. Нажмите кнопку OK. Выбранная папка будет добавлена в библиотеку.
  5. Таким же образом добавьте в библиотеку другие папки.
  6. Чтобы по умолчанию документы сохранялись в определенную папку, выберите ее в группе Папки библиотек и нажмите кнопку Задать папку для сохранения.
Рис. 2. Добавление папок в библиотеку

Рис. 2. Добавление папок в библиотеку

Еще одна полезная функция — поиск из окна Проводника Windows. В правой его части расположено поле поиска. Выделите щелчком мыши в Области переходов или в рабочей области окна папку или библиотеку, в которой нужно выполнить поиск. Затем введите в поле поиска слово или фразу. Через короткое время в рабочей области окна Проводника будут показаны все файлы и папки, отвечающие условию поиска (рис. 3). В первую очередь, это файлы и папки, имена которых содержат заданное слово. Кроме того, под отбор попадают документы, в которых это слово встречается в тексте. Дополнительными параметрами поиска являются дата изменения файла и его размер.

При желании вы можете сохранить результаты поиска. Нажмите кнопку Сохранить условия поиска, и в папке, в которой осуществлялся поиск, будет создан файл с условиями поиска. По умолчанию ему присваивается имя, такое же, как слово или фраза для поиска и расширение search-ms. Например, если поиск по слову «виртуальная» осуществлялся в папке Мои книги, то в данной папке будет создан файл виртуальная.search-ms.

Рис. 3. Поиск в Проводнике Windows

Рис. 3. Поиск в Проводнике Windows

В следующий раз достаточно дважды щелкнуть мышью на значке этого файла, и в окне Проводника отобразятся объекты, отвечающие условию поиска. Важно, что каждый раз поиск выполняется заново, и его результаты всегда актуальны.

В чем удобство библиотек и сохраняемых условий поиска? Они позволяют упорядочивать информацию по различным критериям одновременно. Вы можете построить дерево папок по направлениям деятельности: например папки Закупка, Оптовые продажи, Розница, Гарантия, Реклама, в каждой из них вложенные папки Планы, Предложения, Договоры, Отчеты, Нормативные документы и т. д. В библиотеках вы сгруппируете папки по другому принципу — например, Коммерческие предложения, Описания товаров и т. п. С помощью сохраненных условий поиска вы сумеете быстро отобрать все документы и папки, относящиеся к определенному контрагенту, товару и т. д.

В каком случае такая схема будет эффективна? Только если придерживаться определенных правил именования папок и файлов! Названия должны быть понятными, содержать ключевые слова. Документы нужно сразу же «раскладывать по полочкам» в соответствующие папки. Если решили, что дерево папок должно отражать виды деятельности, то планы следует сохранять с планами, договоры — с договорами и т. д. В таком случае для возможности поиска в имени файла должны фигурировать, например, название контрагента и проекта. Полезно включать в имя файла еще и дату, например, так: Договор Белтех на монтаж видеонаблюдения 2011_июнь.docx.

Самое главное — придумать подходящую для своего дела схему хранения и управления документами и другими файлами, а потом неукоснительно ей следовать. При работе в команде очень важно, чтобы выбранного принципа придерживались все. Лучше единая, пусть и не самая совершенная система, чем своя собственная у каждого из работающих!


Top