Из чего обычно состоит «информационное наполнение» предприятия? Многое зависит от рода деятельности, но все же выделим несколько основных категорий.

• Контактная информация: сведения о клиентах, поставщиках, партнерах и т. д. Как правило, такая информация хранится в базе данных программ-органайзеров. Желательно, чтобы все сведения этой категории были доступны всем работникам и оперативно обновлялись.
• Рабочие документы. Обычно у каждого они свои, но к некоторым иногда нужен общий доступ. Непосредственно в работе находится небольшая часть «свежих» документов. Более старые уже не изменяются и служат лишь для чтения.
• Базы данных программ учета. Обычно они должны быть доступны с нескольких компьютеров сети, а их содержимое обновляется почти непрерывно.
• Сообщения электронной почты в случае, когда используются программы — почтовые клиенты. Почти все программы хранят базу сообщений локально (на этом компьютере), но позволяют оставлять копии писем на почтовом сервере в Интернете.
• Справочные материалы, нормативные документы, всевозможные описания и инструкции. Документы этой категории изменяются и добавляются достаточно редко, а нужны они бывают всем.

Такая классификация подсказывает, где лучше размещать те или иные документы, и как обеспечить их сохранность. Когда в фирме есть более одного компьютера, обязательно учтем возможности локальной сети.