Как организовать печать документов в офисе

Принтер — непременный атрибут любого офиса. Почти всем бывает нужен и копировальный аппарат. В наше время копиры-«ксероксы» как самостоятельный класс оборудования уже не производят. На смену им пришли многофункциональные устройства (МФУ), соединяющие в себе сканер и принтер.

Принтер или МФУ — аппарат долговечный. Моральное устаревание ему особенно не грозит, и работает он до полного физического износа. Как правило, он способен «пережить» не одно поколение компьютеров. Какими параметрами стоит руководствоваться при выборе и покупке принтера?

  • Технология печати. Как мы увидим в следующей статье, задачам современного офиса лучше всего отвечают лазерные принтеры — монохромные (черно-белые) и цветные. Однако в некоторых случаях можно обратить внимание и на струйную печать!
  • Ресурс и рекомендуемая нагрузка — количество страниц в месяц. Между этими характеристиками большая разница, но в рекламных материалах их часто «валят в одну кучу». И неспроста!
    • Как легко догадаться, ресурс — число копий, которые принтер способен напечатать до весьма вероятной поломки. Производители рассчитывают эту характеристику, исходя из надежности аппарата и гарантийного срока. Смысл простой: возврат принтеров по гарантии не должен выходить за грань приличия (2—5%). Например, в ходе испытаний 5 принтеров из 100 сломались, напечатав по 100 000 копий, а дальше оставшиеся стали «лететь» один за другим. При гарантийном сроке в 1 год нам скажут, что ресурс составляет 8000 страниц в месяц.
    • Рекомендованная нагрузка рассчитывается по тому же принципу, только ресурс делится на весь разумный срок службы. Например, компания планирует продолжать техническую поддержку (выпускать картриджи и запчасти
      к данной модели) в течение ближайших 7 лет. Следовательно, для того же принтера порекомендуют нагрузку 500—1000 страниц в месяц.
  • Скорость печати — количество страниц, которое принтер способен выдать за минуту, или время печати одной страницы в секундах. Для лазерных принтеров, как правило, уточняются время выхода первой страницы и время печати последующих.

Каков месячный или годовой объем печати в вашем офисе? Не нужно пересчитывать документы! Гораздо проще поднять бухгалтерию и посмотреть, сколько бумаги было закуплено за весь год. Почти вся она прошла через принтер. В пачке 500 листов, в коробке 5 пачек. Вот вам и вся арифметика!

Поскольку определенное время уходит на прогрев узла закрепления, первая страница всегда печатается дольше остальных. Например, в типичном «лазернике для малого офиса» появления первой страницы нужно ждать 10—15 секунд, а печать каждой следующей занимает всего 2—3 секунды.

За быструю печать первой страницы ведется нешуточная борьба. В одних моделях постоянно идет «дежурный» подогрев печки, в других перед началом печати она форсированно нагревается. Платой за быструю готовность становятся усложнение конструкции и напряженный тепловой режим. Поэтому решите заранее: так ли вам нужен от принтера «быстрый старт»? Если он позволит быстрее обслужить клиента и уменьшить задержки — это одно, если же бумаги предстоит печатать целыми пачками — это совсем другое.

Качество печати — весьма субъективное и туманное понятие. Технические характеристики здесь ничего полезного не сообщат: все лазерные принтеры печатают не менее 600 точек на дюйм по горизонтали и вертикали (разрешение 600 600 dpi). Для офиса это предел желаний — самый мелкий из используемых на практике шрифтов прекрасно читается даже при вдвое меньшем разрешении.

Вопрос в другом. Почему в одном документе даже самые мелкие буквы идеально четкие и ровные, а в другом контуры шрифта какие-то «лохматые» и расплывчатые? Почему в одном случае черный цвет действительно черный, а в другом — темно-серый, да еще и неравномерный, а на бумаге заметны грязный фон и крапинки? Почти всегда это вина не самого принтера, а расходных материалов: тонера, фотобарабана, бумаги. При использовании «фирменных», «оригинальных» расходных материалов любой лазерный принтер выдает почти идеальную картинку. Да и с «совместимыми» расходными материалами результат ненамного хуже. До откровенного безобразия дело доходит лишь в том случае, если аппарат годами не обслуживается, а картридж заправляют кое-как и чем попало!

Самые строгие требования к принтерам предъявляются в очень специфических областях деятельности, например в полиграфии. Если среди характеристик принтера вы видите слова наподобие «линеатуры» и «плотности черного», это техника вовсе не для обычного офиса. Печатать на такой аппаратуре накладные и договоры — все равно, что забивать гвозди микроскопом!

Наконец, у некоторых моделей существуют особые дополнительные функции. Например, сетевой или даже беспроводной интерфейс (о них чуть позже), дуплекс (принтер сам переворачивает бумагу, чтобы печатать на обеих сторонах листа) и т. д.

Все эти характеристики нужно принимать во внимание. Однако важнейшим из критериев выбора остается цена одного отпечатка или тесно связанная с ней «общая стоимость владения». К ней мы вскоре вернемся!


Top