Как работать с панелью инструментов в Документах Google

Начнем работу с Документами Google с загрузки уже имеющихся у вас документов. Поддерживаются обычные текстовые файлы, формат HTML, а также Microsoft Word (.doc и формата Word 2007.docx), Rich Text (.rtf), OpenDocument Text (.odt) и StarOffice (.sxw). Просто нажмите кнопку «Загрузить» на главном экране и выберите на своем компьютере один или несколько файлов. После нажатия кнопки «Начать загрузку» они появятся в системе. К сожалению, закачка любых файлов имеет свои ограничения — не поддерживаются документы с объемом текста, превышающим 500 килобайт, при этом размер любого изображения внутри файла не должен быть больше двух мегабайт. Это может быть критично для таких серьезных документов, как, скажем, техническое задание, которое содержит объемные фотографии и чертежи. Надеюсь, со временем данное ограничение будет устранено, а пока приходится работать с объемными документами, разделяя их на части.

После импорта файлов обратим внимание на основной экран, поделенный на две части. Левая его половина предназначена для выбора видов просмотра, папок или фильтров. В правой расположен собственно список документов. Виды просмотра отображают здесь документы, отобранные по определенным критериям: все документы, созданные или открытые вами, помеченные звездочкой (да, здесь тоже есть звездочки!), спрятанные с глаз долой (позже вы узнаете, как это сделать) и удаленные в корзину. Кроме того, доступны фильтрация по типу документа, навигация по папкам и обращение к собственноручно созданным фильтрам (с помощью пункта «Дополнительные результаты поиска — Сохраненные результаты поиска»). Выбирая на левой панели необходимый фильтр, мы изменяем список документов, отображаемый на правой панели.

Но для того чтобы начать фильтровать документы, необходимо начать их создавать. Давайте этим и займемся. Нажимаем кнопку «Новый» и в выпадающем меню выбираем пункт «Документ». Браузер открывает новое окно (или закладку — в зависимости от настроек вашего браузера) с белоснежным листом нового документа. Можно начинать творить.

В панели инструментов выберите любимый или подходящий к случаю вид шрифта, а также его размер. Пишите, выделяя важное полужирным шрифтом, подчеркнутым или курсивом. То, к чему необходимо вернуться позднее, стоит пометить маркером, который меняет цвет фона подтекстом. Списки создаются нажатием клавиш «нумерованный список» или «маркированный список» (первый нумерует элементы по порядку, второй просто устанавливает напротив пунктов значки-маркеры), а так называемая выключка регулируется семейством кнопок «Выравнивание» — доступно выравнивание по левому, правому краю, а также по центру. Например, выключка вправо удобна при написании «шапок» заявлений («Генеральному директору ООО «Альбатрос» Михайлову А. Н. от инженера-технолога Иванцова СП.»).

При написании текстов далеко не последнее место занимает грамотность: здесь она, похоже, играет даже большую роль, чем в письмах. Именно поэтому кнопка проверки орфографии вынесена на инструментальную панель. После нажатия на кнопку ф сервис переключится в режим контроля правописания, и все слова, которые, по мнению Документов, написаны неправильно, будут выделены желтым маркером. Щелчок левой кнопкой мыши на проблемном слове позволит выяснить подробности: узнать о вариантах замены, а также принять решение — согласиться с одним из предложенных вариантов или добавить неизвестный термин или аббревиатуру в словарь.

Оперируя большими кусками текста, нетрудно совершить ошибку — например, удалив фрагмент, над которым вы работали последние полчаса. Но не спешите обращаться к обещанному механизму контроля версий. Есть способ проще: «по старинке» отменить одно или несколько последних действий позволяет кнопка «Отменить». Можно и наоборот, «откатить отмену» с помощью кнопки «Повторить» двигаясь таким образом то в прошлое, то в будущее на произвольное количество шагов.

В последнее время все большую популярность приобретают текстовые редакторы, которые предлагают пользователю сосредоточиться на создании документа — никаких кнопок и пунктов меню на экране, ничего отвлекающего от работы. Только текст! Превратить Документы в такой редактор можно с помощью пункта меню «Просмотреть — Полноэкранный режим» (Ctrl-Shift-F). В сочетании с полноэкранным режимом браузера, который, как правило, включается кнопкой F11, можно добиться того, что экран действительно будет напоминать белоснежный лист.

Кстати, сходство с бумагой будет полным, если включить режим просмотра по ширине страницы, пункт меню «Просмотреть — По ширине страницы». Такой режим наверняка придется по вкусу владельцам нетбуков с их небольшими экранами, поскольку текста на дисплее при таком режиме помещается заметно больше.

Сразу же после старта работы над документом система включает режим его автоматического сохранения — даже в случае непредвиденных ситуаций ваши писательские усилия не пропадут даром. Тем не менее документ можно принудительно сохранить в любой произвольный момент времени с помощью аж двух дублирующих друг друга кнопок. Одна, с изображением дискеты (интересно, когда ее заменят на изображение маленькой флешки? Флоппи-дисковод в моей машине отсутствует, наверное, уже лет восемь), находится в левой части панели инстрзтментов, а другая, под названием «Сохранить», — в правой верхней части экрана. Находящаяся рядом кнопка «Сохранить и закрыть» предназначена для окончания работы над документом — ее нажатие приведет к тому, что окно с сохраненным текстом закроется.

Искать и заменять вручную сотню-другую предлогов «на» на такую же сотню-другую предлогов «в» — занятие неблагодарное. К счастью, для подобной утомительной работы в Документах встроен механизм поиска и замены. Пункт меню «Изменить — Найти и заменить» делает именно то, что обещает, — ищет требуемое или заменяет одно на другое.

В появившейся при вызове функции форме введите искомое слово и, если необходимо, его замену. Строгость поиска можно настраивать: в выпадающем списке справа от поля поиска можно уточнить, должен ли в точности совпадать регистр найденных слов (если подобной строгости не требуется, то при поиске слова «машина» будут найдены «Машина», «машина» и даже «МаШиНА»). Кроме того, можно потребовать полного совпадения слов — тогда, разыскивая слово «год», система пропустит слова «годный» и «погода». Поиск может стать поистине интеллектуальным занятием, если включить заложенный в него механизм регулярных выражений, доступный все в том же выпадающем окне. Он дает возможность нечеткого поиска: например, вот такая конструкция росси (я | ю | и) найдет все вхождения слов «Россия», «Россию», «России». Учтите, однако, что у механизма поиска и замены есть ограничение на длину строки в 30 символов.

Необходимо изменить название документа? Нет ничего проще: наведите курсор на его название в верхней левой части экрана и щелкните левой клавишей мыши — система предложит ввести новое название документа или отредактировать старое.


Top