В любой точке, где осуществляется продажа товаров или услуг за наличный расчет, по закону должна стоять какая-либо контрольно-кассовая машина (ККМ). На сегодняшний день исключение сделано только для индивидуальных предпринимателей, находящихся на упрощенной схеме налогообложения, и выездной торговли.

Использовать разрешается только те модели, которые внесены в регулярно обновляемый Государственный реестр контрольно-кассовых машин. В нем все ККМ делятся на четыре вида:

• автономные контрольно-кассовые машины;
• пассивные системные контрольно-кассовые машины;
• активные системные контрольно-кассовые машины: компьютерные кассы, кассовые терминалы, POS-терминалы;
• фискальные регистраторы (принтер с фискальной памятью).

Обязательными функциями ККМ являются печать кассовых чеков и фискальная регистрация. Чеки нужны покупателям и торговой инспекции, а содержимое фискальной памяти — налоговым органам. Фискальная память иначе называется электронной контрольной лентой защищенной (ЭКЛЗ), а на ее наличие указывает буква «К» в названии модели. Все остальное, что отличает разные модели друг от друга, делается уже на благо продавца.

Автономная ККМ — простейший вариант. Все функции такого аппарата ограничены двумя упомянутыми. Соединение с компьютером или внешним оборудованием не предусмотрено технически. Автономные ККМ подходят для применения там, где автоматизации нет и не предвидится. Остальные три вида кассовых аппаратов по существу являются тремя режимами работы. Многие ККМ способны работать в любом из этих режимов — все зависит от комплектации и конкретной настройки аппарата.

Пассивные системные ККМ могут подключаться к компьютеру. Кассовый аппарат работает в режиме offline: он обменивается информацией с компьютером только по команде, одномоментно, и делают это обычно перед началом и после окончания рабочей смены. Непосредственно во время работы связь с компьютером не нужна. Кассовый аппарат содержит запоминающее устройство, в котором хранит всю номенклатуру товаров. Первоначально она загружается в память аппарата из программы учета на компьютере. При необходимости данные о товарах догружаются в ККМ или изменяются. В зависимости от модели, к пассивной ККМ может присоединяться периферия: сканер штрихкода, электронные весы, дисплей покупателя.

Кассир работает непосредственно за ККМ. Он регистрирует продажи покупателям, вводя код товара с клавиатуры кассы или передавая его в кассу с подключенного сканера штрихкодов. Сведения о количестве проданного товара по каждой позиции и суммах сохраняются в памяти ККМ. В конце рабочей смены из касс производится выгрузка данных о продажах в программу учета на компьютере. Активные ККМ названы так потому, что они активно управляют присоединенным компьютером (программой учета на нем) и другим оборудованием. Активная система работает в режиме online, т. е. обмен информацией с программой учета на компьютере происходит в реальном времени.

Все данные о товарах ККМ оперативно получает от программы учета, сформированная кассой информация о продажах сразу попадает в нее же. Технически в кассовом аппарате установлена интерфейсная плата, позволяющая работать с персональным компьютером, сканером штрихкодов и другими внешними устройствами. В зависимости от модели, с компьютером активная ККМ связывается или по стандартным интерфейсам (COM, USB), или в компьютер должна быть установлена специальная интерфейсная плата.

К активным ККМ относятся и РОS-терминалы (от англ. Point Of Sales — торговая точка). Это кассовые аппараты с фискальной памятью, построенные на базе миниатюрного ПК, со множеством «продвинутых» функций. Существенно, что корпус опечатан, вскрывать и обслуживать терминал разрешается только представителям авторизованного сервиса. Основная сфера применения терминалов — крупные предприятия торговли, где покупатели проходят через кассу непрерывным потоком.

Фискальные регистраторы могут работать только под управлением компьютера. Фактически они являются принтерами для печати чеков, оборудованными фискальной памятью. Хотя на фискальном регистраторе обычно есть цифровая клавиатура, основное рабочее место продавца (кассира) — за компьютером. Типичное применение — достаточно редкие продажи крупного товара, когда продавцу удобнее оформлять все документы на компьютере.

Как же выбрать ККМ?

Прежде всего, решите, как кассовый аппарат должен вписываться в заведенную у вас систему учета и вообще в организацию процесса продаж. Простой частный вопрос — размер зала, расстояние от кассы до стойки с товарами и ценниками на них. Если продавец может с места посмотреть на ценник и тут же пробить чек, сканер штрихкода на кассе, скорее всего, будет лишним. Другое дело — магазин самообслуживания или магазин-склад с большим ассортиментом. В этом случае пассивная или активная ККМ позволит «расшить узкие места» в момент оформления покупки. Опять же, смотрите по обстановке: какая-то выгода от применения дорогого аппарата возможна только в том случае, если он позволит высвободить человека, сократить штат продавцов и кассиров.

Выбирать следует из моделей ККМ, включенных в государственный реестр. Строго говоря, другие аппараты в нашей стране официально и не продаются. Далее круг сужается в зависимости от вида вашей деятельности: торговля, услуги, гостиницы и рестораны, торговля нефтепродуктами. В реестре ККМ и в документации к самому аппарату указывается, в каких отраслях разрешено использование конкретной модели кассы. Кассовый аппарат должен быть поставлен на учет в налоговой инспекции. Обязательным условием является заключение договора с лицензированным центром технического обслуживания (ЦТО). Все вопросы ввода ККМ в эксплуатацию, а также регистрация его в налоговой службе решаются через ЦТО.

Большинство центров технического обслуживания занимаются и продажей самих кассовых аппаратов. При покупке с одновременным заключением договора на обслуживание обычно предоставляется ощутимая скидка. Плюс покупки и обслуживания в одном месте очевиден: сервисники знают аппаратуру «изнутри», и их мнение о тех или иных моделях самое верное, поскольку подкреплено опытом.