Взгляните на сводную таблицу, показанную на рис. 11.1. Можно обновить эту сводную таблицу, щелкнув внутри нее правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh Data). Если во время обновления сводной таблицы вы записывали действия в виде макроса, то вы или любой другой пользователь сможете воспроизвести эти действия и обновить сводную таблицу в результате запуска макроса.

Рис. 11.1. Запись действий во время обновления этой сводной таблицы позволит в дальнейшем обновлять данные в результате запуска макроса

Первый этап в записи макроса — это вызов диалогового окна Запись макроса (Record Macro). Перейдите на вкладку Разработчик (Developer) ленты и щелкните на кнопке Запись макроса (Record Macro).

Не можете отыскать на ленте вкладку Разработчик? Выберите вкладку Файл (File), расположенную в левом верхнем углу окна Excel, и щелкните на кнопке Параметры (Options). В появившемся диалоговом окне Параметры Excel (Excel Options) выберите категорию Настройка ленты (Customize Ribbon). В расположенном справа списке установите флажок Разработчик (Developer). В результате выполнения этого действия на ленте появится вкладка Разработчик.

В диалоговом окне Запись макроса введите следующую информацию о макросе.

• Имя макроса (Macro Name). Имя должно описывать действия, выполняемые макросом.
• Сочетание клавиш (Shortcut Key). В это поле можете ввести любую букву. Она станет частью комбинации клавиш, которая будет использоваться для воспроизведения макроса. Комбинацию клавиш задавать не обязательно.
• Сохранить в (Store Macro In). Здесь указывается место хранения макроса. Если вы распространяете отчет сводной таблицы, следует выбрать параметр Эта книга (This Workbook), чтобы макрос был доступен для клиентов.
• Описание (Description). В это поле вводится описание создаваемого макроса.

Поскольку макрос обновляет сводную таблицу в которой указаны все мини-отели СПб, ему задается имя RefreshData. Можно также назначить макросу «горячую» клавишу R. Легко заметить, что в диалоговом окне, показанном на рис. 11.2, макросу назначена комбинация клавиш . Помните, что после создания макроса вы будете использовать эту комбинацию клавиш для его запуска. В качестве места хранения макроса выберите параметр Эта книга. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 11.2. Настройте параметры диалогового окна Запись макроса

После щелчка в диалоговом окне Запись макроса на кнопке ОК начинается запись макроса. На этом этапе все выполняемые вами действия в Excel будут регистрироваться. Щелкните правой кнопкой мыши в области сводной таблицы и выберите команду Обновить (Refresh Data). После обновления сводной таблицы можете остановить процесс записи макроса с помощью кнопки Остановить запись (Stop Recording) вкладки Разработчик.

Поздравляем! Вы только что записали свой первый макрос. Теперь можете выполнить макрос с помощью комбинации клавиш Ctrl+Shift+R.