Календарь Outlook 2010: планирование делового расписания

Данное средство Outlook поможет вам спланировать наилучшим образом свои дела (встречи, собрания, события) в течение дня, недели или месяца. С помощью календаря Outlook можно планировать следующее.

  • Встреча. Для этого требуется выделить время в деловом расписании, однако приглашения рассылать не нужно. Например, встречей (по терминологии Outlook) можно назвать прием врачом больного (в определенное, назначенное больному время) или окончание уроков у детей (когда их нужно забрать из школы) также в определенное время.
  • Собрание. Для этого выделяется время в деловом расписании и рассылаются приглашения. Пример собрания (в Outlook) — собрание коллектива (еженедельное или ежемесячное).
  • Событие. К этой категории в Outlook относится любой вид активности, продолжающейся более одного дня. В качестве примера можно назвать конференцию (в рамках которой возможны другие виды активности).

Резервирование времени в календаре для встреч и событий в Календаре Outlook 2010

Для этого выполните следующие действия.

  1. В Outlook щелкните на кнопке Календарь в области навигации. В результате в окне Outlook отобразится календарь.
  2. На вкладке ленты Главная в группе Создать выберите команду Создать встречу или щелкните на команде Новые элементы, а затем в появившемся меню  на команде Целый день. На экране отобразится окно Без имени — Встреча или Без имени — Событие, которые идентичны.
  3. В полях Тема и Место укажите тему и место встречи или события.
  4. Введите соответствующую информацию в полях Начало и Конец. Соответствующие значения также можно выбрать в раскрывающихся списках. При этом информацию о месте иногда можно не вводить вручную, а выбрать в раскрывающемся списке. (Чтобы сведения о месте предыдущих (периодически повторяющихся) встреч и событий не вводить каждый раз, они сохраняются и содержатся в этом списке, где можно выбрать подходящее значение.)
  5. Если нужно, установите также флажок Целый день.
  6. На вкладке ленты Встреча (или Событие) в раскрываю щемся списке, который в верхнем левом углу группы Параметры, выберите значение, которым будет отмечено зарезервированное (для встречи или события) время, когда с коллегами будет обсуждаться шлифовальная машина для паркета. Например, если вы в рабочее время записались на прием к доктору, выберите в списке значение Нет на работе.
  7. В заключение выберите команду Сохранить и закрыть в группе Действия на вкладке ленты Встреча (или Событие) в окне Без имени — Встреча или Без имени — Событие. (Впрочем, слова «Без имени» в названии окна к этому моменту уже будут заменены тем, что было введено в поле Тема.) После этого окно закрывается, и в календаре (в назначенные день и час) появляется запись о событии или встрече.

Повторяющиеся встречи в Календаре Outlook 2010

Следующее описание действий покажет, как выделить в деловом расписании определенное время для ежедневного перерыва на обед или, например, чтобы ежедневно забирать детей из школы.

  1. Создайте новую встречу, как описано в предыдущем разделе. В результате откроется окно.
  2. В группе Параметры на вкладке ленты Встреча щелкните на кнопке Параметры, а затем выберите команду Повторение. После этого откроется диалоговое окно Повторение встречи.
  3. Переключатель Повторять установите в положение ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно  как вам нужно. Также укажите для выбранного варианта правила повторения. (Например, каждый рабочий день, каждая вторая неделя или каждый третий месяц.)
  4. По завершении щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно и продолжить создание встречи.

Организация собрания в Календаре Outlook 2010

Организация собрания множества участников не слишком отличается от организации встречи — требуется только выполнить два дополнительных действия. Во-первых, нужно проверить календари всех участников, чтобы выяснить, когда они (участники) свободны, и таким образом выбрать наиболее подходящее время. Во-вторых, нужно отправить каждому участнику приглашение. Если Outlook используется не в среде Microsoft Exchange Server, в этом случае, вероятно, не избежать интенсивного обмена сообщениями e-mail с каждым участником собрания для согласования времени его проведения.

Чтобы организовать собрание, прежде необходимо выделить в папке Контакты нужный контакт. (Все контакты, для которых организуется собрание, должны иметь адреса e-mail.). После выбора контакта щелкните на кнопке Новые элементы в группе Создать на вкладке ленты Главная. В результате отобразится меню, в котором следует инициировать команду Собрание. После этого откроется диалоговое окно Без имени — Собрание. В окне введите информацию о теме собрания, времени и месте его проведения, а также прочее, что необходимо для организации собрания, а затем уведомьте контакт, отправив ему приглашение.


Top