Шаблоны документов и стили документов Office

Соискатели вакансий любят писать в резюме: «владение компьютером — Microsoft Office, 1С и др. пр.». Спешу вас обрадовать! Чтобы относительно знать хотя бы две программы (Word и Excel) из всего комплекта Office, достаточно хотя бы раз прочитать их справку «от корки до корки». Естественно, тут же проверяя и закрепляя прочитанное на практике. Таковых героев я еще не встречал…

Однако что-то мне подсказывает: подобное знание вряд ли кому-то пригодится. Разве что безработным эрудитам! Что требуется от большинства пользователей? Составлять сколь-нибудь удобочитаемые документы. Другими словами, документы с очевидной структурой. Конкретнее:

  • какая-то «шапка» — логотип, реквизиты фирмы, дата и т. д.;
  • заголовки, которые можно отличить от остального текста;
  • части текста, законченные по смыслу. Обычно это абзацы: их принято начинать с красной строки либо отделять друг от друга чуть бóльшим межстрочным интервалом;
  • фрагменты, к которым нужно привлечь особое внимание читателя (выделения);
  • перечисления, списки, таблицы.

К электронным таблицам Excel требования примерно те же. Здесь еще важно умение пользоваться формулами: какой смысл в электронной таблице, если считать все на калькуляторе, а потом забивать в ячейки числа? Маленькое условие: документы должны делаться за разумное время. Можно подолгу думать над содержанием, но не над оформлением. Вот этим и отличается профессиональное (уверенное, «правильное») владение офисными пакетами от того, что мы чаще видим в жизни.

Как многие делают отступ первой строки абзаца (красную строку)? Вводят несколько пробелов перед первой буквой. Некоторые нажимают клавишу Tab — вставляют символ табуляции. Чтобы сделать интервалы между абзацами, большинство пользователей вставляют между ними пустые строки — еще раз нажимают клавишу Enter в конце абзаца. К сожалению, это совсем не «правильные» способы!

Лишь немногие щелкают правой кнопкой мыши, выбирают в контекстном меню команду Абзац. В открывшемся диалоговом окне из раскрывающегося списка первая строка выбирают значение Отступ, а в поле со счетчиком на задают величину отступа первой строки. В этом же диалоговом окне можно задать выравнивание, интервал перед абзацем и после него, межстрочный интервал. Когда вы нажмете кнопку OK, абзац будет отформатирован в соответствии с указанными параметрами.

Это уже ближе к теме! Однако лишним будет проделывать такую операцию с каждым абзацем, которому нужно придать требуемый вид. На самом деле достаточно отформатировать вручную лишь один фрагмент текста, а потом воспользоваться стилями. Стилем в терминах Microsoft Office называют «заготовку» оформления абзаца. Стиль включает в себя шрифт, выравнивание, отступы, правила размещения абзаца на странице. В Word 2010 основные инструменты сосредоточены на ленте, и для управления стилями служит группа Стили на вкладке Главная. Многие элементы управления можно найти и в контекстных меню, которые открываются при щелчке правой кнопкой мыши.

Документ содержит наборы готовых стилей. Среди них найдутся варианты оформления основного текста и заголовков почти на любой вкус. Проще всего придерживаться этих стандартных стилей, выбирая подходящий на ленте или в контекстном меню. Чтобы применить один из существующих стилей к абзацу, щелкните внутри него левой кнопкой мыши, а затем выберите нужный стиль на ленте. Другой способ: щелкните внутри абзаца правой кнопкой и выберите стиль через контекстное меню. По умолчанию к вводимому тексту применяется стиль Обычный. Взяв за образец абзац, который мы отформатировали в предыдущем примере, можно или создать новый стиль, или изменить стиль Обычный в соответствии с образцом. Во втором случае форматирование всех абзацев со стилем Обычный изменится автоматически. Щелкните правой кнопкой мыши внутри абзаца, который вы решили использовать как образец. В контекстном меню выберите команду Стили → Обновить Обычный в соответствии с выделенным фрагментом.

В контекстном меню есть много полезных команд. Например, выделите несколько абзацев, вызовите правой кнопкой мыши контекстное меню и выберите в нем подменю Маркеры или Нумерация. В первом случае выделенные абзацы превратятся в маркированный список, во втором — в нумерованный. Это гораздо быстрее и проще, чем вручную ставить цифры в начале абзацев! Когда выделено несколько абзацев, кнопка Сортировка в группе Абзац вкладки Главная на ленте позволяет упорядочить их по первым словам в алфавитном порядке. Если список был сформирован с помощью команд контекстного меню, сортировка выполнится правильно. Если же вы просто ставили цифры перед абзацами, не произойдет ничего — ведь эти номера и будут считаться первыми словами каждого абзаца.

Теперь представьте следующую задачу. В любой фирме есть несколько видов документов, которые составляются изо дня в день. Некоторые из них, наподобие накладных или счетов, печатаются прямо из программ учета (например, 1С или Бизнес-Пака), заполнение других может быть предусмотрено в каких-то специализированных программах по роду деятельности. Однако многое, например, письма на фирменном бланке, почти стандартные договоры, коммерческие предложения, акты и т. п., выполняют именно в программе Word.

Как поступает большинство из нас? Либо мы открываем аналогичный существующий документ, вносим в него изменения и сохраняем под другим именем. Либо открываем такой документ, в другом окне создаем новый пустой документ и копируем нужные фрагменты из первого во второй. Вот еще один пример игнорирования удобных инструментов, заложенных в Microsoft Office!

Шаблон документа — заготовка, которая содержит оформление и, возможно, заранее набранный текст. Иначе говоря, это бланк для заполнения. Повторяющиеся документы целесообразно создавать на основе шаблонов. Как создать сам шаблон?

  1. Щелкните мышью на вкладке Файл. Выберите команду Создать. В окне отобразятся доступные шаблоны, на основе которых могут быть созданы документы.
  2. Щелкните на элементе Мои шаблоны. Откроется диалоговое окно для управления личными шаблонами.
  3. Щелкните на шаблоне Новый документ (пока он только один, и на основании этого шаблона будет создаваться новый документ или шаблон), установите переключатель Создать в положение шаблон (чтобы создать не документ, а именно новый шаблон), нажмите кнопку OK. В окне Word откроется новый шаблон.
  4. Отредактируйте эту заготовку для будущего документа. Например, вставьте логотип фирмы и другие элементы «шапки», заголовки, текст, который должен присутствовать во всех документах, подпись, реквизиты и т. д.
  5. Сохраните результат своей работы. Программа сама предложит сохранить его как шаблон документа в папку, предназначенную для хранения пользовательских шаблонов.

Теперь, чтобы создать новый документ по этому шаблону, щелкните мышью на вкладке Файл, выберите команду Создать, перейдите к элементу Мои шаблоны и двойным щелчком мыши откройте нужный шаблон. Много щелчков мышью? Можно поступить и иначе: создайте ярлык для этого шаблона на рабочем столе:

  1. В окне управления личными шаблонами щелкните правой кнопкой мыши на нужном шаблоне. В контекстном меню выберите команду Копировать.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши на рабочем столе и в контекстном меню выберите команду Создать ярлык.
  3. Поступите так же с другими шаблонами, которыми вы будете пользоваться чаще всего.

Двойной щелчок на ярлыке сразу откроет окно Word с документом, созданным на основе шаблона. Точно таким же образом работают шаблоны электронных таблиц Excel. В них целесообразно занести заголовки, формулы, заранее отформатировать ячейки.


Top