На рабочем месте в офисе «наше все» — редактор текстов и электронная таблица. Существуют две очень близкие по функциям альтернативы: платный пакет Microsoft Office и бесплатный пакет OpenOffice.org. Важно, чтобы документы, созданные на одном компьютере, свободно могли быть прочитаны и отредактированы на любом другом — иначе теряется сам смысл документооборота. Постепенно все согласились с фактическими стандартами, который диктует пакет Microsoft Office, поскольку из всех офисных приложений он уже много лет остается самым популярным.

История Microsoft Office началась в 1989 г. с текстового процессора Word для Windows. Когда к нему добавились электронная таблица Excel и средство управления базами данных Access, речь пошла уже о пакете приложений. На протяжении последних десяти лет последовательно выходили очередные версии: Microsoft Office XP, Microsoft Office 2003, Microsoft Office 2007 и, наконец, Microsoft Office 2010 и 2013.

Сегодня Microsoft Office — набор приложений, каждое из которых решает определенный круг задач. Всего таких программ десять.

• Microsoft Office Word — текстовый процессор для работы с документами. Документы Word могут включать в себя оформленный текст, рисунки, элементы автоматизации (поля, формы, макросы) и объекты, создаваемые в других приложениях.
• Microsoft Office Excel — табличный процессор. Помимо значений и формул электронные таблицы Excel могут содержать иллюстрации, диаграммы, другие элементы, связи с внешними источниками: другими документами, таблицами, базами данных.
• Microsoft Office PowerPoint — приложение для подготовки презентаций.
• Microsoft Office Outlook (не путать с Outlook Express) — средство планирования времени, управления электронной почтой и контактами. В состав Outlook входят почтовый клиент, календарь, планировщик задач, записки, адресная книга.
• Microsoft Office OneNote — приложение для работы с короткими заметками.
• Microsoft Office Access — приложение для управления базами данных.
• Microsoft Office Publisher — приложение для подготовки публикаций.
• Microsoft Office Communicator — программа для обмена мгновенными сообщениями, голосовой и видеосвязи.
• Microsoft Office InfoPath — приложение для сбора данных и управления ими.
• Microsoft Office Groove — приложение для поддержки совместной работы над документами.

Наборы Microsoft Office 2010 отличаются числом входящих в них приложений, условиями лицензирования и, конечно же, ценой лицензии. Таблица «Наборы Microsoft Office 2010» поясняет различия между шестью существующими наборами Office 2010.

Таблица «Наборы Microsoft Office 2010»

Набор	Стартовый	Для дома и учебы	Для дома и бизнеса	Стандартный	Профессиональный	Профессиональный Плюс
Лицензия	OEM	FPP	FPP	Корпоративная	FPP	Корпоративная
Excel	Да	Да	Да	Да	Да	Да
Word	Да	Да	Да	Да	Да	Да
OneNote		Да	Да	Да	Да	Да
PowerPoint		Да	Да	Да	Да	Да
Outlook			Да	Да	Да	Да
Publisher				Да	Да	Да
Access					Да	Да
Communicator						Да
InfoPath						Да
Groove						Да

Из 6 наборов первые два предназначены исключительно для некоммерческого использования, а еще два распространяются только по корпоративной схеме лицензирования. Таким образом, на долю малого бизнеса остаются два «коробочных» (FPP) набора. Из них выбор, скорее всего, падет на Office 2010 для дома и бизнеса. Набор Профессиональный отличается от него наличием программы Microsoft Office Access, а лицензия дороже почти вдвое. Тому, кто спрашивает «что такое Access?», это приложение явно не нужно и едва ли пригодится в обозримом будущем!

Далеко не всем известно о том, что «коробочная» (FPP) лицензия Office 2010 для дома и бизнеса или Office 2010 Профессиональный предусматривает установку этого пакета сразу на два компьютера (основной и мобильный) одного пользователя. Как подтвердить, что это компьютеры одного пользователя? Просто издайте приказ по учреждению такого вида: «Закрепить за сотрудником таким-то ПК инв. № ххх и ноутбук инв. № zzz»!

В отношении продаж Office компания Microsoft проводит четкую политику: как только выходит очередная версия, поставки предыдущей прекращаются. Поэтому понятие «легализации ранее установленного контрафактного ПО» к Microsoft Office неприменимо. Единственное, что можно сделать — купить «коробочный» дистрибутив текущей версии и установить ее. В отличие от переустановки Windows, миграция на новую версию Microsoft Office всегда проходит легко и безболезненно. Придется лишь отвыкать от старой организации меню с панелями инструментов и осваивать «ленточный» интерфейс, который впервые появился в Office 2007.

Более новые версии Office полностью поддерживают работу с документами, созданными в предыдущих версиях пакета. Существенное отличие Office 2007 и Office 2010 от Office 2003 и более ранних версий заключается в том, что они по умолчанию стали использовать новый формат документов, так называемый формат XML. Если, например, документы Word 2003 имели расширение DOC, то Word 2007 и Word 2010 сохраняют документы в формате DOCX, на смену электронным таблицам XLS пришли таблицы с расширением XLSX и т. д.

Представьте ситуацию: вы установили Microsoft Office 2010, а ваши партнеры продолжают пользоваться Microsoft Office 2003. Вы свободно работаете с документами, получаемыми от корреспондентов, но они не могут даже открыть документы XML, поскольку Microsoft Office 2003 изначально не поддерживает файлы таких форматов. «Нам прислали документ Word, а он не открывается!»

Другой вариант: на компьютерах в вашей фирме используется пакет Microsoft Office 2003 или Microsoft Office XP. Приобрели еще один компьютер. На него можно легально установить только текущую версию — сейчас это Microsoft Office 2010. Опять мы видим несовместимость форматов! Точнее, форматы документов совместимы только в одну сторону — со старых компьютеров на новый.

Решения два. Можно «научить» старую версию Office работе с новыми форматами, а можно взять за правило и в современных версиях пакета работать с файлами старого типа. На практике эти решения дополняют друг друга. Если вы по-прежнему пользуетесь Office XP или Office 2003, скачайте с сайта Microsoft и установите дополнение FileFormatConverters для своей версии Office. После установки этого компонента старые версии Microsoft Office начинают «понимать» новые форматы. Более того, теперь появляется возможность сохранять документы Word, электронные таблицы Excel и презентации PowerPoint в форматах XML (DOCX, XLSX, PPTX).

Если установлена современная версия Microsoft Office, подстройтесь к тем, кто работает в прежних версиях. Настройте приложения Office так, чтобы по умолчанию они сохраняли документы в старых форматах. Можете считать это вредным советом. Современные форматы кое в чем удобнее. Например, они поддерживают новые стили оформления. Поэтому в пределах своего офиса лучше все-таки работать с новыми форматами и для этого на компьютеры с прежними версиями Office установить дополнение FileFormatConverters.

Однако, отправляя документы по электронной почте, проявите уважение к своим адресатам! Возможно, они менее продвинутые пользователи, чем вы. Не заставляйте их ломать голову над тем, какой программой открывать присланные файлы, и старайтесь всегда придерживаться «наименьшего общего знаменателя». Почти в любой программе подобного рода есть пункт меню Файл → Сохранить как. Он позволяет сохранять файлы в форматах, отличных от заданного по умолчанию.

Например, в данном случае вы можете сохранить файл в формате Документ Word 97-2003 или Текст в формате RTF. Будьте уверены, что тогда документ сумеет открыть даже абсолютный «чайник», работающий за самым древним компьютером! Правда, при подобном сохранении могут потеряться некоторые второстепенные элементы оформления, но это не страшно.