Что такое информационное обеспечение бизнеса

Информационная составляющая присутствует в любой целенаправленной деятельности. Так что своя информационная структура существует в любом предприятии, независимо от его размера. В основе лежат глобальные понятия, такие как миссия компании, корпоративные ценности, стратегия бизнеса. В малом предприятии, скорее всего, этот уровень никак не формализован и не оформлен, но наверняка хотя бы проговаривался с партнерами за «рюмкой чая». Дело не в формулировке, а в смысле!

Выше растет реализация стратегии, или тактика. Опять же, в малом бизнесе она редко бывает формализованной — по большей части вы просто держите ее в голове, обсуждаете и доводите до сотрудников на словах и личным примером. Далее следуют конкретные бизнес-процессы. Вот они-то, с разной степенью детализации, почти всегда требуют явного оформления. Одно из их отражений — учет (материальный и денежный). Другое — различные внешние и внутренние документы фирмы.

В результате возникает некоторый набор сведений, данных. Часть из них достаточно стабильна — это всевозможные описания, каталоги, инструкции, чертежи. Договоры, коммерческие предложения, заявки на тендеры составляются обычно по образцам — подшивку оформленных документов и их заготовок обязательно нарабатывает каждая фирма. Оперативно обновляются данные учета — это наиболее изменчивая часть информационного наполнения. Помимо того, непременно существуют какие-то списки рабочих контактов и контрагентов — в телефонах, записных книжках, в базах данных программ наподобие 1С.

Еще один компонент информационной структуры предприятия — коммуникация. Она пронизывает все уровни и обеспечивает их существование. Напомним, что коммуникация бывает внутренняя (между сотрудниками) и внешняя (с контрагентами). В наши дни она немыслима без технических средств. Возможно, кто-то обходится вообще без компьютеров и программ, но хотя бы телефоном пользуются все до единого.

К чему такой экскурс в теорию? Исключительно к тому, что внешне все это проявляется в виде алгоритмов и наборов данных. В XXI веке любую информацию проще и удобнее всего хранить и обрабатывать в цифровом виде. Когда сороконожка задумалась, с какой ноги шагать, она споткнулась и упала. В жизни мы почти никогда не осознаем, что у нашего дела существует какой-то «информационный скелет», он просто присутствует как что-то само собой разумеющееся.

Вместе с тем полной информационной структурой обладает любой бизнес — даже ИП «Бабушка, торгующая семечками в переходе». Она прекрасно знает, где купить, почем, как лучше обжарить, и сколько за день заработала. Понятно, что все контакты, учет и расчеты, а также «ноу-хау» приготовления и фасовки конечного продукта держатся преимущественно в памяти (максимум, на бумажке). У бабушки, кстати, эффективность информационной структуры предприятия бесконечно велика: ведь учет полностью прозрачен, коммуникация всегда прямая, а расходы на техническое обеспечение приближаются к нулю!

Точно так же, к техническому оснащению мы чаще всего подходим интуитивно. Видимо, нужен компьютер… Один? Три? Ну, два… Ага, бухгалтеру еще принтер понадобится. Менеджеру тоже печатать надо? Ладно, купим второй по возможности, а пока пусть на «флешке» документы носит на бухгалтерскую машину. Со временем выясняется, что бухгалтеру полезнее был бы вообще ноутбук — половину работы ей удобнее делать по вечерам дома. Потом решаем сделать локальную сеть — оказывается, удобная это штука! Правда, остался лишний принтер…

Расширение дела или переезд на новое место при такой организации зачастую оборачиваются тотальным перекраиванием компьютерного парка. Часть техники оказывается лишней почти сразу после приобретения. Поломка или сбой одного из компьютеров способны парализовать работу всей фирмы — это тоже грустная реальность. Моя практика показывает, что у проблемы почти всегда два корня:

  • отсутствие видения информационной структуры фирмы, какой-либо схемы и планирования;
  • незнание информационных технологий и их возможностей.

Мы начиналиь с того, что в малом бизнесе все сотрудники — универсалы, а хозяин, как правило, — универсал наиболее широкого профиля. Вместе с тем «нельзя объять необъятное». Если с первым вопросом вполне справляются житейская логика и здравый смысл, то со вторым все не так просто. Заметки или новости, посвященные ИТ (информационным технологиям), тем более реклама, чаще всего заводят непосвященного далеко и совершенно не туда. На знакомство же с более серьезными ресурсами, наподобие ixbt.com или thg.ru, у делового человека обычно нет ни времени, ни желания.

Если ваше предприятие больше, чем одна бабушка, хотя бы простейший план необходим. С этим делом вы легко справитесь самостоятельно. Попробуйте набросать для себя схему движения информации. Схему движения денег, товаров, заказов вы свободно можете нарисовать? Тогда нарисуете и эту схему!

Подсказка первая: информация во многом движется теми же самыми путями, что деньги, материалы, товары! Примерно так же, как телефонные, кабели обычно прокладывают вдоль существующих дорог. Получили товар — внесли его в учет, отправили со склада в магазин — отразили в учете, продали — опять записали. Оформил менеджер заказ на работы, выписал счет — информация должна пойти бухгалтеру, чтобы тот отследил поступление платежа, и т. п. Однако не нужно буквально рисовать компьютерную или телефонную сеть. На этом этапе такая задача не ставится в принципе! Постепенно схема дополняется чисто информационными связями: кто что должен знать, кто кому что должен сообщать (рис. 1).

Рис. 1. Пример информационной схемы маленькой оптово-розничной торговли

Рис. 1. Пример информационной схемы маленькой оптово-розничной торговли

Подсказка вторая: постарайтесь, чтобы схема была привязана пространственно. Если вся работа происходит в одном здании, это не очень существенно. Если же у вас несколько разнесенных площадок (например, несколько магазинов, или офис, склад и цех в разных местах) на схеме отразить это следует обязательно. Заодно прикиньте возможное развитие, хотя бы на год-другой вперед. Возможно, пока вы действуете на одной территории, но со временем собираетесь открыть филиал или удаленный салон приема заказов? Понадобится ли там полноценный учет? Как вы вообще это себе представляете?

Подсказка третья: коммуникацию тоже следует тщательно оценить. Описания могут быть такими:

  • «нам должны часто звонить клиенты из города, поговорить с ними может любой сотрудник, который сейчас свободен»;
  • «то же самое, но говорить обычно хотят с определенным человеком»;
  • «мне и одному из менеджеров нужно регулярно и подолгу общаться с несколькими иногородними поставщиками (согласовывать номенклатуру и сроки)»;
  • «приемщик должен держать связь с мастером производства. Желательно не только слышать, но и видеть друг друга».

Забегая вперед, скажу, что в этих случаях напрашиваются разные технические решения. Не единым телефоном жив человек: помимо трубки с кнопками существуют и более интересные варианты!

Таким образом, мы начинаем с какого-то достаточно абстрактного «информационного скелета», а затем постепенно конкретизируем и детализируем его. При этом сразу задаваться технической реализацией не надо ни в коем случае! Пока достаточно изобразить, как вы видите структуру в идеале. Получившаяся схема — не что иное, как техническое задание в наиболее общем виде.

Следующий этап: нужно облечь информационный «скелет» в «мышцы», которыми выступают определенные программы и технические средства. На этом этапе, возможно, потребуется помощь специалистов, которые свободно ориентируются в информационных технологиях.

«Системный интегратор» — довольно модное слово. Смысл системной интеграции в том, чтобы, изучив на входе устройство и потребности предприятия, придумать и воплотить в жизнь законченную информационную систему. Ключевое слово тут — «законченная». Системный интегратор должен полностью вникнуть в потребности заказчика и предложить такое решение, которое включает в себя и средства учета, и документооборот, и связь. Хорошо продуманная система устойчива, требует минимума затрат и усилий на обслуживание. Кроме того, она должна легко масштабироваться: добавление новых рабочих мест или процессов будет происходить без существенной перестройки уже существующей структуры.

Ведущие компьютерные фирмы среди прочих услуг обычно предлагают и системную интеграцию. Заказчиками выступают чаще всего крупные компании: с развернутыми техзаданиями, проектами, оформленными по всем правилам, и т. д. Для малого предпринимательства такой вариант не очень подходит — как говорится, «объемы не те».

В нашем случае хорошим советчиком может выступить просто знающий и разумный компьютерщик. Например, знакомый системный администратор, инженер из фирмы, занимающейся строительством и обслуживанием сетей, да и такой же частник, давно занятый в компьютерном сервисе. Словом, это тот, кто давно и успешно работает с различными информационными системами, умеет видеть задачи и находить оптимальные решения. Дело вовсе не в дипломах и сертификатах, а в способности мыслить четко, предметно и нешаблонно.

Главное, чтобы ваш консультант обладал богатой технической эрудицией, ясно представлял принципы компьютерных технологий, а здравый смысл преобладал у него над соблазном «сотворить что-нибудь этакое». В этом отношении «торгующие» товарищи обычно проигрывают «обслуживающим». На первых слишком сильно влияют реклама производителей и некоторые маркетинговые фантазии, в то время как вторые привыкли смотреть на проблемы глубже, реально и «изнутри».

Впрочем, именно технологиям и их реализации посвящена наш радел про информационное обеспечение. Так что при полном его прочтении вы и сами сумеете решить, как лучше обустроить свое дело. По крайней мере, сможете четко обозначить свои пожелания и проконтролировать их исполнение. Помните, что советовать можно разное, а работать с тем, что получится, предстоит все-таки вам.

Сразу уточним: что понимается под «информационными технологиями»? Понятно, что персональный компьютер — некоторая технология, локальная сеть — тоже, да и Интернет, стационарную или сотовую связь в общем смысле можно назвать технологиями. Это глобальные категории. Из них, конечно, все и растет, но это слишком расплывчатые фразы!

В плане следует оперировать более узкими и конкретными формулировками. Например, «документы хранятся в сетевых папках на одном из компьютеров», «программа выполняется на сервере, и с рабочего места к ней обращаются через удаленный рабочий стол (RDP)», «сетевой принтер и один из компьютеров в качестве принт-сервера», «аппаратный принт-сервер», «подключение по выделенной линии со статическим IP-адресом» и т. д. Как говорят, правильно заданный вопрос уже содержит половину ответа. Из предельно четких формулировок сразу же вытекает, какие программы и «железо» способны решить данную задачу.

Вы можете задать резонный вопрос: «А стоит ли огород городить, когда у меня всего пять сотрудников, один офис, и все, в общем-то, ясно без всяких схем?» Возможно, и не стоит! Однако полной аналогии с сороконожкой тут нет. Даже в самых маленьких фирмах при наличии планирования и без такового разница в расходах на информационное обеспечение порой бывает двукратной, а то и больше — перед глазами у меня немало и удачных, и явно провальных примеров. Продуманная распланированная структура не только дешевле в строительстве, главное, что она экономичнее в эксплуатации.

Подытожим сказанное. В самом общем, идеальном виде подход к информационному обеспечению бизнеса выглядит так:

  • схема основных бизнес-процессов и вспомогательных процессов;
  • реализация в терминах технологий и программного обеспечения;
  • необходимое оборудование, собственные линии и внешние подключения.

Компьютеры и оргтехника доходов не приносят, они только делают работу чуть удобнее и комфортнее. Так что останемся реалистами и будем управлять расходами!


Top