Очистка данных, используемых для создания сводной таблицы Excel

Рабочий лист, показанный на рис. 2.4, выглядит отлично. Однако его нельзя использовать в качестве источника данных для сводной таблицы. Можете ли вы определить причины проблем, связанные с использованием этого набора данных?

  1. Отсутствует отдельный столбец с информацией о модели. Она отображается в столбце Регион. Чтобы решить эту проблему, вставьте новый столбец Категория оборудования и введите название категории оборудования в каждую его строку.
  2. В таблице имеются пустые строки (например, строки 8 и 15), которые следует удалить.
  3. Пустые ячейки используются для структурированного представления данных, например это может список, какие компьютерные программы бесплатно можно скачать. Тот, кто будет изучать отчет, может предположить, что ячейки А4:А5 представляют регион Средний Запад. В данном случае так оно и есть, но чтобы не гадать лишний раз, заполните эти и подобные им ячейки находящимися выше значениями.
  4. Рис. 2.4. На красивое форматирование этого отчета ушло немало времени, однако по некоторым причинам использовать его в качестве источника данных для сводной таблицы нельзя

    Рис. 2.4. На красивое форматирование этого отчета ушло немало времени, однако по некоторым причинам использовать его в качестве источника данных для сводной таблицы нельзя

    Существует весьма хитрый метод заполнения пустых ячеек (только в английской версии программы). Выделите весь диапазон данных. Перейдите на вкладку Главная (Ноmе) ленты и щелкните в разделе Редактирование (Editing) на треугольной кнопке Найти и выделить (Find & Select). В раскрывающемся меню выберите команду Перейти (Go То Special). В диалоговом окне Переход щелкните на кнопке Выделить. В диалоговом окне Выделение группы ячеек (Go То Special) установите флажок Пустые ячейки (Blanks). Выделив все пустые ячейки, начните ввод формулы нажатием клавиши <=>, затем нажмите клавишу <↑>, а после этого — комбинацию клавиш Ctrl+Enter, чтобы занести формулу во все пустые ячейки. Не забудьте скопировать и вставить специальные значения для преобразования формул в значения.

  5. Рабочий лист представляет один столбец данных, в котором выводятся данные за месяц. Этот столбец несколько раз продублирован на рабочем листе. Столбцы с С по F следует переформатировать так, чтобы название месяца выводилось в одном столбце, а объем продаж для этого месяца — в следующем столбце. Этот процесс требует выполнения множественных операций копирования и вставки или написания нескольких строк VBA-кода.

После внесения всех изменений данные будут готовы для использования в качестве источника данных сводной таблицы. Как видно на рис. 2.5, для каждого столбца представлены заголовки. В таблице нет пустых ячеек, строк и столбцов. Данные по продажам за месяц теперь представлены в одном столбце Е, а не в нескольких столбцах.

Рис. 2.5. Данные представлены в пяти столбцах и идеально подготовлены для анализа сводной таблицы

Рис. 2.5. Данные представлены в пяти столбцах и идеально подготовлены для анализа сводной таблицы


Top