Сортировка сводной таблицы Excel с помощью команд контекстной вкладки Параметры

На контекстной вкладке Параметры в группе Сортировка и фильтр (Sort) находятся три кнопки, применяемые для сортировки данных. Кнопка АЯ (AZ) используется для сортировки данных в порядке возрастания, а кнопка ЯА (ZA) — в порядке убывания. Кнопка Сортировка нужна для вывода диалогового окна, в котором задаются дополнительные параметры сортировки.

Для успешного применения средств сортировки данных необходимо предельно внимательно отнестись к выделению ячеек сводной таблицы. На рис. 4.19 показано, как сводная таблица сортируется по умолчанию. В данном случае в алфавитном порядке сортируются регионы (Запад, Канада, Северо-Восток, Средний Запад, Юго-Восток и Юго-Запад). В пределах каждого региона в алфавитном порядке также сортируются все зоны (рынки сбыта: Денвер, Нью-Йорк, Северная и Южная Каролина и т.д.).

Рис 4.19. Сводная таблица с отсортированными по умолчанию данными

Рис 4.19. Сводная таблица с отсортированными по умолчанию данными

Сортировка данных сводной таблицы выполняется несколькими способами. Результат сортировки будет зависеть от того, какая ячейка (А4, В4, А5 или В5) предварительно была выделена, и от применяемой для выполнения текущей операции кнопки (АЯ или ЯА). В соответствии с рис. 4.19, возможны следующие варианты.

  • При выделении ячейки А5 и щелчке на кнопке ЯА регионы сортируются в порядке убывания. Таким образом, первым выводится регион Юго- Запад. Но в пределах региона зоны сортируются в возрастающем порядке. Поэтому в регионе Юго-Запад зоны указываются в порядке Денвер,Финикс.
  • При выделении ячейки А6 и щелчке на кнопке ЯА зоны в пределах одного региона сортируются в порядке убывания. Таким образом, в регионе Юго-Запад зоны указываются в порядке Финикс, Денвер.
  • При выделении ячейки В5 и щелчке на кнопке ЯА регионы сортируются так, что первым указывается наибольший регион. В нашем случае это регион Средний Запад с объемом продаж 27,2 млн долл. За ним следует регион Юго-Восток с объемом продаж 18,1 млн долл. В пределах регионов зоны сохраняют прежнюю сортировку.
  • При выделении ячейки В6 и щелчке на кнопке ЯА в пределах отдельно взятого региона зоны сортируются так, что первой указывается самая большая из них. Таким образом, в регионе Средний Запад первой указывается зона Великие Равнины с объемом продаж 15,9 млн долл. За ней следует зона Грит Лейкс с объемом продаж 11,3 млн долл. На рис. 4.20 продемонстрированы принципы сортировки данных в убывающем порядке. Регионы сортируются в алфавитном порядке, ну а зоны, как и ранее, оцениваются по объемам продаж в них.
Рис. 4.20. После двойной сортировки регионы и их зоны выводятся в порядке убывания

Рис. 4.20. После двойной сортировки регионы и их зоны выводятся в порядке убывания

Данные обычных электронных таблиц сортируются с помощью средств вкладок ленты Данные (Data) или Главная (Ноmе). Не забывайте о том, что сортировка — это единоразовое действие. Как только вы измените данные, вам придется сортировать их повторно.

Инструменты сортировки сводных таблиц более совершенны. С их помощью в программе настраиваются правила сортировки для всех или отдельных полей. При изменении полей сводной таблицы правила сортировки все еще продолжают выполняться. На рис. 4.21 показано, что из отчета сводной таблицы удалено поле Регион. При этом программа «помнит» о необходимости сортировки поля Зона в порядке убывания. Excel 2010 автоматически отсортирует оставшиеся данные, что приведет к перемещению зоны Великие Равнины с 12-й позиции на 5-ю.

Рис 4.21. Сортировка данных сводной таблицы выполняется в соответствии со специальными правилами, которые обеспечивают повторную сортировку информации после каждого изменения исходной сводной таблицы

Рис 4.21. Сортировка данных сводной таблицы выполняется в соответствии со специальными правилами, которые обеспечивают повторную сортировку информации после каждого изменения исходной сводной таблицы


Top