Несмотря на то что большая часть операций подведения итогов и вычисления показателей выполняется с использованием стандартных команд сводных таблиц, иногда возникают ситуации, в которых требуется дополнительно суммировать данные отчета.

Например, финансовые данные, как правило, хранятся с указанием даты сделки, что важно при внедрение 1с. Эти данные выводятся в ежемесячных, квартальных или годовых отчетах. Параметр Группировать (Group) позволяет легко и быстро консолидировать даты сделок в группы, основанные на месяцах или кварталах. Впоследствии вы сможете суммировать данные в этих группах таким же образом, как это выполняется в полях сводной таблицы. Как вы узнаете в разделе Группировка, сортировка и фильтрация данных сводной таблицы, группировка не ограничивается полями дат. Можно группировать поля без дат для консолидации определенных объектов сводной таблицы в отдельный элемент.

Группировка полей дат

На рис. 4.1 показан отчет, сведенный по датам. Итоговые данные для двух лет трудовой деятельности занимают более 500 столбцов. В этих 500 столбцах подведены итоги для исходных 50 563 строк данных, но руководство чаше всего требует итоговые данные на ежемесячной или ежегодной основе.

Рис. 4.1. Отчет с ежедневными итогами занимает более 500 столбцов. Имеет смысл создать отчет за месяц, квартал или год

Группировка полей дат не вызывает особых проблем. Выделите заголовок поля дат, например тот, что показан на рис. 4.1 в ячейке В4. На контекстной вкладке ленты Параметры щелкните на кнопке Группировка по полю (Group Field) группы Группировать (Group).

Если поле содержит информацию о датах, откроется диалоговое окно Группирование (Grouping), показанное на рис. 4.2. По умолчанию выделен вариант Месяцы (Months). Можно группировать данные по секундам, минутам, часам, дням, месяцам, кварталам и годам. Рекомендуется выбирать в диалоговом окне Группирование несколько вариантов. В нашем случае выбраны варианты Месяцы (Months), Кварталы (Quarters) и Годы (Years).

Рис. 4.2. Пользователи Excel, занимающиеся финансовой деятельностью, оценят функцию группировки по месяцам, кварталам и годам

Обратите внимание на некоторые особенности группировки данных в итоговой сводной таблице. Во-первых, поля Кварталы (Quarters) и Годы (Years) добавлены в список полей. Не позволяйте себя одурачить — ваш источник данных не изменился и никаких новых полей не содержит. Эти поля теперь являются частью кеша сводной таблицы в памяти. Во-вторых, по умолчанию поля Годы и Кварталы автоматически добавляются после исходных полей дат в макет сводной таблицы, как показано на рис. 4.3.

Рис. 4.3. По умолчанию программа Excel добавляет новые сгруппированные поля дат в макет сводной таблицы