Использование Microsoft Outlook для организации времени выполнения проекта и информации

Еще одним навыком, который должен присутствовать в арсенале руководителя проектов, является умение эффективно управлять временем выполнения проекта. Для этого нужно иметь недюжинные организаторские способности. Как известно, рабочий день составляет восемь часов, но в течение одного и того же времени некоторым работникам удается выполнить почти в два раза больший объем работы, чем другим. Управление временем — это процесс, который следует использовать для контроля приоритетов заданий, которые предстоит выполнить в течение рабочего дня. С точки зрения управления проектами, организационное мастерство является особенно важным профессиональным качеством, когда речь идет об организации проектной документации, совещаний и работы коллектива.

Весьма эффективным инструментом управления временем является программа Microsoft Outlook. Это программное средство заключает в себе календарь, перечень задач, а также список адресов и телефонов. Большинство из вас, наверное, знакомы с возможностями Microsoft Outlook или по крайней мере использовали какой-либо программный продукт, подобный ему. Во всяком случае вы должны уметь составлять график совещаний по проекту, создавать задачи и назначать им конкретные даты выполнения и т.д. Одно из новых средств Outlook позволит вам и каждому члену группы исполнителей вашего проекта опубликовать свои календари на Office Server, сделав их доступными для всех остальных. Это пригодится при проведении важных совещаний или для привлечения к участию в тех или иных мероприятиях кого-либо из членов группы. Подробнее о планировании действий исполнителей проекта и составлении календарей использования ресурсов мы поговорим в разделе «Составление бюджета и календарного плана проекта».

Еще одной возможностью Microsoft Outlook являются списки задач. Они позволяют создавать специализированные представления с разбивкой по исполнителям, конечным срокам завершения, проценту выполнения и т.п., когда требуется выяснить ситуацию с выполнением задач. Однако нам кажется, что с помощью Excel легче создавать списки задач и управлять ими. Например, вам как руководителю проекта придется иметь дело с несколькими исполнителями и отслеживать ход выполнения многих задач.

Как уже говорилось, 90% своего рабочего времени руководитель проекта затрачивает на коммуникации и общение с другими людьми. Это означает, что ему приходится разговаривать с исполнителями, составлять проектную документацию, писать отчеты о состоянии выполнения проекта и т.п. Если не планировать время для реализации этих функций, они могут оказаться невыполненными. Непосредственное общение с исполнителями проекта должно занимать достаточно высокое место в перечне ваших приоритетов. Управляя своим рабочим временем, принимайте во внимание перечисленные ниже рекомендации.

  • Каждый день предусматривайте в своем календаре время для непосредственного общения с исполнителями проекта, т.е. периоды времени, отведенные для этой цели, должны помечаться в вашем календаре словом «занят».
  • Планируйте время для обновления проектной документации. Каждый день отводите примерно 30 минут для обновления проектной документации. Никакие другие дела (встречи, переговоры и т.п.) не должны отвлекать вас в эти промежутки времени.
  • Не забывайте резервировать время для поездок, если какие-то из ваших встреч проводятся вдали от вашего постоянного места работы.
  • Регулярно проводите специальные совещания для обсуждения состояния выполнения проекта и ознакомления всех заинтересованных сторон с ходом выполнения проекта, обозначая соответствующие промежутки времени как время, отведенное для встреч.
  • Каждое утро на работе начинайте с изучения своего календаря и перечня задач. Делайте то же самое по окончании рабочего дня, определяя при этом, какие задачи остались незавершенными и переносятся на следующий день. Выясните также, какие встречи запланированы у вас на следующий день. Это очень важно делать именно накануне, чтобы иметь возможность подготовиться (например, прийти на работу не в джинсах и тенниске, как обычно, а соответственно предстоящей встрече).
  • Обрабатывайте каждую порцию информации, которая попадается вам на глаза (электронную почту, обычную почтовую корреспонденцию, голосовую почту, докладные записки и т.п.), одномоментно. Если же по каким-то причинам вам приходится обрабатывать информацию в несколько приемов, то их количество должно быть как можно меньшим. Прочитайте эту информацию, ответьте на нее, подшейте в соответствующую папку, а в случае ненадобности удалите.

Если вы постоянно куда-то опаздываете или вечно что-то не успеваете, тогда вам стоит прослушать специальный курс управления временем. Там вы узнаете гораздо больше о современных методах планирования индивидуального рабочего времени, мы смогли уделить этому важному вопросу лишь несколько страниц.


Top