Обзор групп процессов, связанных с реализацией проекта

Большинство методологий управления проектами предполагают наличие целого ряда процессов, посредством которых осуществляется реализация проектов. Большинство методологий начинаются с процесса инициализации и продолжаются вплоть до завершения. Поскольку описываемые здесь методологии основываются на стандартах, изложенных в A Guide to the РМВОК, мы рассмотрим пять групп процессов, связанных с управлением проектами, которые предлагают авторы этих стандартов:

  • инициализация;
  • планирование;
  • исполнение;
  • мониторинг и управление;
  • завершение.

Каждая такая группа состоит из ряда отдельных процессов. Например, группа «Инициализация» включает следующие два процесса — «Разработать хартию проекта» и «Составить предварительную формулировку масштаба проекта». Все эти группы, наряду с включенными в них отдельными процессами, составляют процесс управления проектом. Любой проект берет свое начало в группе «Инициализация» и проходит последовательно через каждую следующую группу вплоть до своего успешного завершения и закрытия (или до отмены).

Зачастую в ходе реализации проекта оказывается, что вам необходимо вернуться к той или иной группе процессов (чаще всего к группе «Планирование»), чтобы обновить или добавить информацию, которая корректирует выдвинутые вами ранее предположения. Управление проектом — итеративный процесс, в ходе выполнения которого вы обнаруживаете новую для себя информацию. Это может потребовать внесения соответствующих изменений в ранее выполненную вами работу и приведения документов, планов и результатов работы в соответствие с целями данного проекта. Далее даны самые общие определения каждой группы процессов.

Инициализация. Именно в процессе инициализации происходит зарождение проекта. Выполнение группы «Инициализация» служит официальным подтверждением начала реализации соответствующего проекта, а кроме того, указывает на необходимость выделения для данного проекта определенных ресурсов (как человеческих, так и финансовых). В этой группе процессов обычно назначают руководителя проекта, которому поручается приступить к работе над данным проектом.

В группе «Инициализация» также создается первая проектная документация — в форме хартии проекта. В этом документе формулируются цели соответствующего проекта, приводится обоснование проекта (описывается бизнес-причина его появления), дается самое общее описание продукта или услуги, которые должны стать результатом выполнения этого проекта, н приводится ряд других сведений. Ниже перечислены результаты, к которым должно привести выполнение этой группы процессов:

  • определение ключевых целей проекта;
  • назначение руководителя проекта;
  • формулирование и опубликование хартии проекта.

Планирование. Группа «Планирование» — это та стадия, на которой выполняется весьма существенная часть работы по управлению проектом. В этой группе процессов уточняются цели проекта, выявляются и документируются конечные результаты и требования, формулируются планы коммуникаций, указываются риски, которые могут возникнуть в ходе реализации проекта, определяются показатели качества и многое другое. Процессы планирования чрезвычайно важны для успешного выполнения функций оставшихся групп процессов. С точки зрения управления проектами группа «Планирование» является, пожалуй, самой важной. Ниже перечислены результаты, к которым должно привести выполнение этой группы процессов:

  • документирование и опубликование формулировки масштаба проекта;
  • составление бюджета проекта;
  • определение действий, связанных с выполнением проекта;
  • разработка календарного плана проекта;
  • определение потребности в ресурсах и квалифицированных специалистах.

Исполнение. Группа процессов «Исполнение» — это та стадия, на которой происходит собственно реализация проекта, т.е. осуществляется выполнение работ по данному проекту. Руководитель проекта координирует и распределяет ресурсы проекта, а также контролирует выполнение плана проекта. Этот процесс должен также гарантировать, что вся дальнейшая работа по данному проекту будет соответствовать обозначенным целям.

В группе «Исполнение», как правило, вносятся утвержденные изменения к плану проекта. Иногда внесение этих изменений требует возврата и повторного выполнения процессов планирования, что обусловлено необходимостью внесения соответствующих поправок в планы (или календарные планы) для соблюдения конечных сроков завершения проекта в рамках установленного бюджета. Ниже перечислены результаты, к которым должно привести выполнение этой группы процессов:

  • формирование и надлежащее мотивирование коллектива исполнителей проекта;
  • руководство действиями коллектива исполнителей проекта;
  • получение других ресурсов, необходимых для выполнения проекта;
  • обмен информацией, связанной с выполнением проекта;
  • проведение совещаний, на которых рассматривается ход выполнения проекта.

Мониторинг и управление. Как следует из самого названия, группа процессов «Мониторинг и управление» является той стадией, на которой измеряется, проверяется и принимается работа, выполненная по данному проекту, и на которой принимаются меры по исправлению работы, не соответствующей плану данного проекта. В ходе этих процессов проводятся оценки достигнутых результатов с целью выявления расхождений между достигнутыми результатами и планом проекта.

В случае выявления таких расхождений принимаются повторные меры по приведению достигнутых результатов в соответствие с планом проекта. Это может означать необходимость повторного прохода через группу процессов «Планирование» с целью внесения соответствующих поправок в действия, связанные с реализацией проекта, а также в требуемые ресурсы, календарные планы, бюджеты и т.п. Ниже перечислен ряд результатов, к которым должно привести выполнение этой группы процессов:

  • сопоставление достигнутых результатов с планом проекта;
  • принятие, в случае необходимости, корректирующих действий по приведению во взаимное соответствие достигнутых результатов и плана проекта;
  • оценка эффективности предпринятых корректирующих действий;
  • гарантирование того, что проект выполняется согласно намеченному плану;
  • анализ и реализация запросов на внесение изменений.

На практике группы процессов «Исполнение» и «Мониторинг и управление» нередко объединяются и выполняются совместно (или почти совместно). По мере достижения определенных результатов в ходе выполнения проекта группа «Исполнение») они проверяются и принимаются или вносятся поправки для корректировки выполненной работы и обеспечения результатов, отвечающих плану проекта (группа «Мониторинг и управление»). Если вам кажется целесообразным объединить эти группы процессов (как предлагают авторы книги), не забывайте своевременно вносить требуемые изменения и ни в коем случае не игнорируйте выполнение важных этапов в каждой из этих двух групп.

Завершение. Группа процессов «Завершение» позволяет формальным и упорядоченным способом завершить выполнение проекта. Эта группа предусматривает окончательную приемку проекта, сбор и архивирование проектной документации, закрытие договоров, документирование уроков, полученных в ходе выполнения проекта, и некоторые другие действия. Очень часто данную группу процессов просто игнорируют: после того как завершаются работы, связанные с выполнением текущего проекта, исполнители проекта, как правило, сразу же переходят к выполнению следующего проекта.

Однако время, затраченное на сбор и архивирование проектной документации, нельзя считать потерянным, поскольку документация такого рода может пригодиться вам при выполнении нового проекта, подобного по своему масштабу и охвату какому-либо из ранее выполненных вами (или кем-либо другим) проектов. В таком случае вы можете перечитать документацию, связанную с этим проектом, воспользоваться готовыми шаблонами и сэкономить немало времени, приняв во внимание риски, планы и тому подобную информацию, в частности для того, чтобы ускорить процессы планирования. Ниже перечислен ряд результатов, к которым должно привести выполнение этой группы процессов:

  • приемка результатов, полученных при выполнении проекта;
  • документирование уроков, полученных в ходе выполнения проекта;
  • архивирование проектной документации;
  • формализованное завершение проекта;
  • высвобождение ресурсов, задействованных для выполнения проекта.

Если вы работаете над выполнением крупного проекта, который состоит из нескольких вложенных проектов, тогда группа процессов «Завершение» станет отправной точкой (или исходным ресурсом) для группы процессов «Инициализация». Представьте, например, что вы работаете над выполнением строительного проекта, который сводится к расширению территории университетского городка. Этот проект включает в себя строительство новых зданий, проведение дороги и выполнение тому подобных компонентов инфраструктуры. По завершении каждой фазы этого проекта (здание А, здание В, здание С и т.д.) процесс завершения становится отправной точкой для следующей фазы. Таким образом, «Инициализация» может сигнализировать о начале не только какого-либо проекта, но и следующей его фазы.

Как указывалось выше, эти процессы носят итеративный характер и наиболее часто повторяющимися являются группы процессов «Планирование», «Исполнение», а также «Мониторинг и управление». Кроме того, результаты, полученные на выходе одной группы процессов (например, инициализации), становятся исходными ресурсами для другой (например, планирования). Переходя от одного процесса к другому, очень важно соблюдать особую скрупулезность и точность, поскольку ваша последующая работа будет основываться на документации и работе, выполненной ранее. На рис. 1.1 показаны «входы» и «выходы» перечисленных процессов, а также отражен их итеративный характер.

Рис. 1.1. Группы процессов в управлении проектами

Рис. 1.1. Группы процессов в управлении проектами

При изложении последующих статей мы будем подробно останавливаться на каждой из групп процессов. Но основной акцент будет сделан на процессах планирования. С большой долей уверенности можно утверждать, что «Планирование» является самой важной группой, и именно при описании процессов этой группы мы будем чаще всего прибегать к использованию Excel и других продуктов Office. Безусловно, применение Excel предполагается и на остальных этапах выполнения проекта, однако наибольшие усилия вам придется затратить на предварительное создание шаблонов, форм и процессов, которые нужно будет заполнять и обновлять по мере выполнения работы над данным проектом.


Top